Por qué un entorno de almacén sin papeles es la mejor opción

Antes del advenimiento de la digitalización, las empresas tradicionalmente usaban un sistema basado en papel para rastrear las operaciones de sus almacenes. Gracias a los avances tecnológicos, los factores ambientales y las mejoras en la productividad, más empresas están comenzando a pasarse a un almacén sin papeles. Pero todavía hay un gran número de empresas que aún confían en un proceso en papel que son reacias a cambiar de un proceso en papel.

Como los métodos tradicionales basados ​​en papel estaban tan arraigados, las empresas han tendido a posponer la transición a un almacén sin papel. Muchos almacenes se diseñaron para funcionar únicamente con la gestión de registros en papel. Facturas, horarios de trabajo, listas de materiales, enrutamiento, recibos, hojas de materiales: la mayoría de las cosas se mantenían en papel. Por lo tanto, el esfuerzo inicial y el costo de la transición a la tecnología sin papel pueden parecer un poco desalentadores para un almacén basado en papel administrado tradicionalmente.

El surgimiento de los sistemas de gestión de almacenes (WMS), los lectores de códigos de barras y las aplicaciones móviles brindan a todas las empresas opciones fáciles de implementar para dar el paso hacia el seguimiento y el mantenimiento digital de la información crítica para el negocio. Para las empresas de hoy en día, existen múltiples beneficios al cambiar a un entorno de almacén completamente libre de papel.

La mayoría de las empresas entienden que eliminar el papel es fundamental para mejorar las operaciones de almacenamiento, pero existen varias ventajas que pueden no ser completamente obvias. Estas son las razones más importantes para considerar hacer la transición digital y eliminar los procesos de almacenamiento en papel:

Mayor precisión

Un almacén sin papeles es un almacén más preciso. El enfoque sin papel minimiza los errores y marca los problemas en tiempo real, lo que resulta en menos demoras en los informes y una entrada de datos y gestión de registros de alta precisión. Con un escáner de código de barras o un dispositivo portátil similar, la precisión de su almacén aumentará a más del 99 %. Para operaciones de almacén a gran escala, el seguimiento de pedidos y envíos con computadoras independientes o procesos basados ​​en papel conducirá a una mayor tasa de ocurrencia de errores.

Mejor visibilidad

Una solución de gestión de almacenes que utilice lectores de códigos de barras aumentará la visibilidad de su almacén para que los trabajadores siempre puedan ver lo que sucede en cualquier momento en el almacén. Conocer la ubicación de cada artículo del inventario ya no es un ejercicio difícil, propenso al error humano. Con el software y los dispositivos de códigos de barras, el personal del almacén tiene una forma mucho más eficiente de rastrear los envíos y los recursos a medida que ingresan y salen del almacén.

Una mayor visibilidad mejora la capacidad de gestionar la complejidad en las operaciones del almacén, ya que las mercancías se mueven dentro del almacén e incluso en un entorno de varios almacenes. Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) ofrecen amplias funciones de informes para realizar un seguimiento de cada actividad en el almacén, proporcionando información detallada que se actualiza en tiempo real.

Mayor productividad

Los sistemas basados ​​en papel requieren mucha mano de obra y recursos: se necesita tiempo y dinero para mantener las impresoras, comprar materiales y organizar grandes cantidades de papeleo. La práctica de utilizar registros manuales para realizar un seguimiento de la productividad y el rendimiento lleva tiempo y es propensa a la supervisión y el sesgo de los empleados. El tiempo dedicado al manejo de registros en papel se puede dedicar a actividades de mayor valor. Una solución de gestión de almacenes completamente digital basada en la nube puede agilizar los procesos de almacén sin los costos adicionales y las ineficiencias de los procesos basados ​​en papel.

Al automatizar las tareas manuales, un WMS sin papel ofrece oportunidades para reducir costos y mejorar la productividad en prácticamente todas las áreas de operación. La producción de su almacén aumentará manteniendo el mismo número de trabajadores. Tiempo y dinero que podría invertirse en otros lugares.

Reducción de costes e impacto ambiental

Los costos de usar grandes cantidades de papel, tinta e impresora pueden sumarse, y su uso tendrá un impacto negativo en el medio ambiente. Al pasar a procesos sin papel con un sistema WMS, no solo reducirá los costos operativos, sino que también reducirá la huella de carbono, mejorará el bienestar de los empleados y también ayudará a utilizar el espacio del almacén de manera más efectiva.

Un mejor uso del espacio da como resultado un ahorro de costos, ya que un sistema WMS también rastrea las ubicaciones de los artículos e identifica la forma más eficiente de almacenarlos en el almacén. Las opciones de ubicación se realizan en función de la preferencia del empleado en lugar de lo que funciona mejor para los artículos. Además, es posible que el operador no pueda ver todas las posiciones, lo que significa que parte del espacio de almacenamiento se desperdicia.

Mejorando el servicio al cliente

En un entorno basado en papel, si el inventario registrado y el inventario físico en el almacén no coinciden, el resultado puede ser caótico. Se perderá tiempo tratando de determinar dónde se encuentran los bienes y encontrando el origen del desajuste. Habrá un efecto negativo en la satisfacción del cliente si hay retrasos y errores en el cumplimiento debido a que el flujo de mercancías no se rastrea con precisión.

Cuando los clientes compran un producto que resulta que no está en stock, se les hará esperar y esto los llevará a la insatisfacción. La dependencia del papel para el seguimiento y las confirmaciones de envío solo conduce a la desorganización, los retrasos y la ineficiencia. Con un sistema WMS, puede realizar un seguimiento preciso de los movimientos de mercancías dentro y fuera de su almacén, lo que garantiza que los registros de inventario sean precisos.

La línea de fondo

La tecnología ha creado la oportunidad de mejorar las alternativas al método tradicional de gestión de almacenes en papel. Tiene el potencial de aplicarse a lo largo de toda la cadena logística. Hay oportunidades en múltiples áreas para ahorros potenciales, que van desde la reducción de mano de obra hasta una mayor precisión, una mejor utilización del espacio y un mejor rendimiento.

El objetivo de un almacén sin papel se puede lograr cuando reemplaza los procesos basados ​​en papel con dispositivos móviles y reemplaza los procesos manuales con procesos automatizados. Las operaciones sin papel son factibles cuando implementa un sistema de gestión de almacenes que admita el escaneo de códigos de barras y la gestión de registros en tiempo real. Si bien es posible que experimente una caída inicial en la productividad durante el proceso de transición, las operaciones de su almacén obtendrán rápidamente un ROI significativo de su inversión en la eliminación del papel.