Por que um ambiente de depósito sem papel é a melhor escolha

Antes do advento da digitalização, as empresas tradicionalmente usavam um sistema baseado em papel para rastrear suas operações de depósito. Graças aos desenvolvimentos tecnológicos, fatores ambientais e melhorias de produtividade, mais empresas estão começando a migrar para um depósito sem papel. Mas ainda há um grande número de empresas que ainda dependem de um processo de papel que relutam em mudar de um processo de papel.

Como os métodos tradicionais baseados em papel estavam tão arraigados, as empresas tendem a adiar a transição para um depósito sem papel. Muitos armazéns foram projetados para funcionar exclusivamente com gerenciamento de registros em papel. Faturas, cronogramas de trabalho, lista de materiais, roteamento, recibos, planilhas de materiais – a maioria das coisas eram mantidas em papel. O esforço inicial e o custo da transição para a ausência de papel podem, portanto, parecer um pouco assustadores para um armazém baseado em papel gerenciado tradicionalmente.

O surgimento de sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS), leitores de código de barras e aplicativos móveis oferece a todas as empresas opções fáceis de implementar para fazer o movimento de rastreamento e manutenção digital de informações críticas para os negócios. Para as empresas de hoje, há vários benefícios em mudar para um ambiente de depósito totalmente sem papel.

A maioria das empresas entende que a eliminação do papel é fundamental para melhorar as operações do depósito, mas há várias vantagens que podem não ser totalmente óbvias. Aqui estão os motivos mais importantes para considerar fazer a transição digital e eliminar os processos de armazéns baseados em papel:

Maior precisão

Um armazém sem papel é um armazém mais preciso. A abordagem sem papel minimiza erros e sinaliza problemas em tempo real, resultando em menos atrasos nos relatórios e entrada de dados e gerenciamento de registros altamente precisos. Com um leitor de código de barras ou dispositivo portátil semelhante, a precisão do seu armazém aumentará para mais de 99%. Para operações de depósito em larga escala, o rastreamento de pedidos e remessas com computadores autônomos ou processos baseados em papel levará a uma maior taxa de ocorrência de erros.

Melhor visibilidade

Uma solução de gerenciamento de armazém que utiliza leitores de código de barras aumentará a visibilidade de seu armazém para que os funcionários possam sempre ver o que está acontecendo a qualquer momento no armazém. Saber a localização de cada item do estoque não é mais um exercício difícil, sujeito a erros humanos. Com software e dispositivos de código de barras, a equipe do depósito tem uma maneira muito mais eficiente de rastrear remessas e recursos à medida que entram e saem do depósito.

Maior visibilidade melhora a capacidade de gerenciar a complexidade nas operações do armazém, conforme as mercadorias se movem dentro do armazém e até mesmo em um ambiente de vários armazéns. Os Sistemas de Gestão de Armazéns (WMS) oferecem amplas funções de relatórios para rastrear cada atividade no armazém, fornecendo informações detalhadas que são atualizadas em tempo real.

Maior produtividade

Os sistemas baseados em papel exigem muita mão-de-obra e recursos – leva tempo e dinheiro para manter impressoras, comprar materiais e organizar grandes quantidades de papelada. A prática de usar logs manuais para rastrear a produtividade e o desempenho leva tempo e é propensa à supervisão e preconceito dos funcionários. O tempo gasto no manuseio de registros em papel pode ser gasto em atividades de maior valor. Uma solução de gerenciamento de armazém totalmente digital baseada em nuvem pode agilizar os processos de armazém sem os custos adicionais e ineficiências dos processos baseados em papel.

Ao automatizar tarefas manuais, um WMS sem papel oferece oportunidades para cortar custos e melhorar a produtividade em praticamente todas as áreas de operação. A produção do seu armazém aumentará mantendo o mesmo número de trabalhadores. Tempo e dinheiro que poderiam ser investidos em outro lugar.

Redução de custos e impacto ambiental

Os custos do uso de grandes quantidades de papel, tinta e impressora podem aumentar e seu uso terá um impacto negativo no meio ambiente. Ao mudar para processos sem papel com um sistema WMS, você não apenas reduzirá os custos operacionais, mas também reduzirá a pegada de carbono, melhorará o bem-estar dos funcionários e também ajudará a usar o espaço do depósito de maneira mais eficaz.

O melhor aproveitamento do espaço resulta em economia de custos, pois um sistema WMS também rastreia a localização dos itens e identifica a maneira mais eficiente de armazená-los no depósito. As escolhas de localização são feitas com base na preferência do funcionário, e não no que funciona melhor para os itens. Além disso, o operador pode não conseguir ver todas as posições, o que significa que algum espaço de armazenamento é desperdiçado.

Melhorando o atendimento ao cliente

Em um ambiente baseado em papel, se o estoque registrado e o estoque físico no depósito não corresponderem, o resultado pode ser caótico. Perde-se tempo tentando determinar onde as mercadorias estão localizadas e encontrando a origem da incompatibilidade. Haverá um efeito negativo na satisfação do cliente se houver atrasos e erros no atendimento porque o fluxo de mercadorias não é rastreado com precisão.

Quando os clientes compram um produto que não existe em estoque, eles ficam esperando e isso gera insatisfação. A dependência do papel para rastreamento e confirmações de remessa só leva à desorganização, atrasos e ineficiência. Com um sistema WMS, você pode rastrear com precisão os movimentos de entrada e saída de mercadorias em seu depósito, garantindo que os registros de estoque sejam precisos.

Conclusão

A tecnologia criou a oportunidade de melhores alternativas ao método tradicional de gerenciamento de armazém baseado em papel. Tem potencial para ser aplicado em toda a cadeia logística. Existem oportunidades em várias áreas para possíveis economias, desde a redução de mão-de-obra até maior precisão, melhor utilização do espaço e melhor desempenho.

O objetivo de um armazém sem papel pode ser alcançado quando você substitui processos baseados em papel por dispositivos móveis e substitui processos manuais por processos automatizados. As operações sem papel são viáveis ​​quando você implementa um sistema de gerenciamento de armazém que suporta leitura de código de barras e gerenciamento de registros em tempo real. Embora você possa experimentar uma queda inicial na produtividade durante o processo de transição, as operações de seu depósito perceberão rapidamente um ROI significativo em seu investimento na eliminação do papel.