De ce un mediu de depozit fără hârtie este cea mai bună alegere

Înainte de apariția digitalizării, întreprinderile foloseau în mod tradițional un sistem pe hârtie pentru a-și urmări operațiunile din depozit. Datorită evoluțiilor tehnologice, factorilor de mediu și îmbunătățirilor de productivitate, mai multe companii încep să treacă la un depozit fără hârtie. Dar există încă un număr mare de companii care se bazează încă pe un proces de hârtie și care sunt reticente în a trece de la un proces de hârtie.

Deoarece metodele tradiționale bazate pe hârtie erau atât de înrădăcinate, companiile au avut tendința să amâne trecerea la un depozit fără hârtie. Multe depozite au fost concepute pentru a fi gestionate exclusiv pe suport de hârtie. Facturi, grafice de lucru, lista de materiale, rutare, chitanțe, fișe de material – cele mai multe lucruri au fost întreținute pe hârtie. Efortul inițial și costul tranziției la fără hârtie pot părea, prin urmare, puțin descurajanți pentru un depozit bazat pe hârtie gestionat în mod tradițional.

Apariția sistemelor de management al depozitelor (WMS), a scanerelor de coduri de bare și a aplicațiilor mobile oferă fiecărei companii opțiuni ușor de implementat pentru a trece la urmărirea și menținerea digitală a informațiilor esențiale pentru afaceri. Pentru companiile de astăzi, există multiple beneficii pentru a trece la un mediu de depozitare complet fără hârtie.

Majoritatea companiilor înțeleg că eliminarea hârtiei este esențială pentru operațiuni mai bune din depozit, dar există câteva avantaje care pot să nu fie complet evidente. Iată cele mai importante motive pentru a lua în considerare realizarea tranziției digitale și eliminarea proceselor de depozitare pe hârtie:

Precizie mai mare

Un depozit fără hârtie este un depozit mai precis. Abordarea fără hârtie minimizează greșelile și semnalează problemele în timp real, rezultând mai puține întârzieri de raportare și introducerea de date foarte precisă și gestionarea înregistrărilor. Cu un scaner de coduri de bare sau un dispozitiv portabil similar, precizia depozitului dumneavoastră va crește la peste 99%. Pentru operațiunile de depozit la scară largă, urmărirea comenzilor și a expedițiilor cu computere independente sau procese pe hârtie va duce la o rată mai mare de apariție a erorilor.

Vizibilitate mai bună

O soluție de gestionare a depozitului care utilizează scanere de coduri de bare va crește vizibilitatea în depozitul dvs., astfel încât lucrătorii să poată vedea mereu ce se întâmplă în orice moment în depozit. Cunoașterea locației fiecărui articol din inventar nu mai este un exercițiu dificil, predispus la erori umane. Cu software-ul și dispozitivele pentru coduri de bare, personalul din depozit are o modalitate mult mai eficientă de a urmări expedierile și resursele pe măsură ce intră și ies din depozit.

O vizibilitate mai mare îmbunătățește capacitatea de a gestiona complexitatea operațiunilor din depozit, pe măsură ce mărfurile se deplasează în cadrul depozitului și chiar într-un mediu cu mai multe depozite. Sistemele de management al depozitelor (WMS) oferă funcții extinse de raportare pentru a urmări fiecare activitate din depozit, oferind informații detaliate care sunt actualizate în timp real.

Productivitate mai mare

Sistemele bazate pe hârtie necesită multă muncă și resurse – este nevoie de timp și bani pentru a întreține imprimante, pentru a cumpăra materiale și pentru a organiza cantități mari de documente. Practica utilizării jurnalelor manuale pentru a urmări productivitatea și performanța, necesită timp și este predispusă la supravegherea și părtinirea angajaților. Timpul petrecut cu manipularea înregistrărilor pe hârtie poate fi petrecut în activități cu valoare mai mare. O soluție de gestionare a depozitelor complet digitală, bazată pe cloud, poate eficientiza procesele de depozitare fără costurile suplimentare și ineficiența proceselor pe hârtie.

Prin automatizarea sarcinilor manuale, un WMS fără hârtie oferă oportunități de reducere a costurilor și de îmbunătățire a productivității în aproape fiecare domeniu de operare. Producția din depozit va crește, menținând același număr de muncitori. Timp și bani care ar putea fi investiți în altă parte.

Reducerea costurilor și a impactului asupra mediului

Costurile utilizării unor cantități mari de hârtie, cerneală și imprimantă se pot adăuga, iar utilizarea lor va avea un impact negativ asupra mediului. Trecând la procese fără hârtie cu un sistem WMS, nu numai că vei reduce costurile de operare, ci vei reduce amprenta de carbon, vei îmbunătăți bunăstarea angajaților și, de asemenea, vei ajuta la utilizarea mai eficientă a spațiului din depozit.

O mai bună utilizare a spațiului duce la economii de costuri, deoarece un sistem WMS urmărește, de asemenea, locațiile articolelor și identifică cel mai eficient mod de a le stoca în depozit. Alegerea locației se face pe baza preferințelor angajatului, mai degrabă decât a ceea ce funcționează cel mai bine pentru articole. În plus, este posibil ca operatorul să nu poată vedea fiecare poziție, ceea ce înseamnă că o parte din spațiu de depozitare se irosește.

Îmbunătățirea serviciului pentru clienți

Într-un mediu bazat pe hârtie, dacă inventarul înregistrat și inventarul fizic din depozit nu se potrivesc, rezultatul poate fi haotic. Se va pierde timp încercând să determinăm unde se află bunurile și găsirea sursei nepotrivirii. Va exista un efect negativ asupra satisfacției clienților dacă există întârzieri și erori în îndeplinire, deoarece fluxul de mărfuri nu este urmărit cu acuratețe.

Atunci când clienții achiziționează un produs care se dovedește a nu fi în stoc, aceștia vor fi ținuți în așteptare și va duce la nemulțumiri. Încrederea pe hârtie pentru urmărirea și confirmările de expediere duce doar la dezorganizare, întârzieri și ineficiență. Cu un sistem WMS, puteți urmări cu exactitate mișcările mărfurilor în și din depozitul dvs., asigurându-vă că înregistrările de inventar sunt exacte.

Concluzia

Tehnologia a creat oportunitatea pentru alternative îmbunătățite la metoda tradițională de gestionare a depozitelor pe bază de hârtie. Are potențialul de a fi aplicat pe întregul lanț logistic. Există oportunități în mai multe domenii pentru potențiale economii, variind de la reducerea forței de muncă la o precizie mai mare, o utilizare mai bună a spațiului și o performanță îmbunătățită.

Scopul unui depozit fără hârtie poate fi atins atunci când înlocuiți procesele bazate pe hârtie cu dispozitive mobile și înlocuiți procesele manuale cu procese automate. Operațiunile fără hârtie sunt fezabile atunci când implementați un sistem de management al depozitului care acceptă scanarea codurilor de bare și gestionarea înregistrărilor în timp real. Deși este posibil să experimentați o scădere inițială a productivității în timpul procesului de tranziție, operațiunile dvs. din depozit vor realiza rapid un ROI semnificativ al investiției dvs. în defecțiunea fără hârtie.