أفضل الممارسات في تسوية مدفوعات التجارة الإلكترونية

تسوية المدفوعات هي العملية الأكثر تحديًا لفريق التمويل والمحاسبة في أي شركة ، لا سيما في صناعة التجارة الإلكترونية. تزداد صعوبة تسوية المدفوعات مع تحول المزيد من الشركات إلى D2C وتنفيذ استراتيجية omnichannel. يجب أن يكون لدى الشركات الآن إجراء تسوية نظيف وخالٍ من الأخطاء للتعامل مع المدخلات النقدية والتدفقات الخارجة.

يمكن للعملاء الآن الشراء من موقع الويب الخاص بالشركة أو الأسواق بسبب التطور الرقمي والارتفاع الكبير في التجارة الإلكترونية. ومع ذلك ، فإن الأمر مرهق بالنسبة للفرق المالية حيث يتعين عليهم تجميع البيانات يدويًا من آلاف المعاملات عبر عدة قنوات ، لكل منها طرق دفع متعددة. تواجه أعمال التجارة الإلكترونية و D2C إجراءات المصالحة الأكثر صعوبة ، وتكلفهم الأخطاء الكثير من المال.

دعنا نلقي نظرة على بعض أفضل الممارسات في عملية تسوية المدفوعات التي قد تستخدمها الشركات لجعلها بسيطة وفعالة.

توحيد العملية

تقوم كل منظمة بإجراء التسويات على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي. في كل مرة تقوم فيها بتسوية مدفوعاتك ، ستمر بنفس المراحل: استخراج البيانات ، والتجميع ، والتسجيل ، والمطابقة ، والتفاوض. يعد توحيد هذه الأنشطة أمرًا بالغ الأهمية للفرق المالية لضمان الدقة والقضاء على التناقضات وتجنب الأخطاء.

من الضروري توثيق الإجراءات المتضمنة في عملية التسوية وتطوير قوالب يمكن اتباعها بسهولة من قبل أي عضو جديد أو حالي في الفريق المالي. أيضًا ، يجب مراجعة النماذج بانتظام لتصحيح الثغرات والبحث عن طرق لأتمتة الإجراءات. ستساعد هذه الخطوات في توحيد العملية.

وضع الضوابط الداخلية

فيما يتعلق بتسوية مدفوعات التجارة الإلكترونية ، من الضروري دمج سلسلة من الفحوصات الداخلية التي قد تكتشف وتكشف عن أي صعوبات محتملة ، مثل الأخطاء الكتابية. يمكن تضمين الضوابط الداخلية في العملية الموحدة بأكملها ، اعتمادًا على نوع مؤسستك. تساعد هذه الضوابط الداخلية في التخفيف من المخاطر ، ونزاهة الشركة ، وإنتاج بيانات مالية خالية من الأخطاء باستمرار. من الأهمية بمكان تقديم المشورة لكل عضو جديد في الفريق بشأن عناصر التحكم هذه عبر المحاسبين وجعلهم يعلمون مديري حسابات التجارة الإلكترونية أو فريق المبيعات.

اعتماد الأتمتة

يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد لإجراء التسوية للحجم الهائل من المعاملات المعقدة. ومن ثم ، يجب على المؤسسات تبني التحولات الاقتصادية وأتمتة عملية التسوية لمساعدة فرق F&A بعد توحيد العملية. تعمل معظم الشركات المتطورة تقنيًا على أتمتة عمليتها الموحدة من خلال تطوير سير عمل قائم على التشغيل لجمع البيانات في الوقت الفعلي من مصادر داخلية وخارجية ، ودمجها ، ثم تحليل أي اختلافات.

توفر تسويات الدفع الآلية الوقت وتجعل العملية بسيطة وخالية من الأخطاء للشركات. نظرًا لأن سير العمل مبني على الأحداث والظروف ، فإن هذه المتغيرات ستتغير حتمًا مع احتياج الشركة للتغيير أو ظهور تقنيات جديدة وقنوات مبيعات وعوامل أخرى. نتيجة لذلك ، يجب مراجعة مهام سير العمل الآلية ، مثل توحيد العمليات ، وتغييرها بانتظام.

تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية

يمكن أن تؤدي أخطاء تسوية المدفوعات إلى تفاوتات في كشف الحساب المصرفي ، مما يعرض الشركات لخطر الخسارة المالية. نتيجة لذلك ، يركز معظم تجار التجزئة في التجارة الإلكترونية والشركات الموجهة للمستهلكين على جعل الإجراء سريعًا وخاليًا من الأخطاء. ومع ذلك ، سواء كانت عملية تسوية المدفوعات مؤتمتة أو تتم يدويًا ، فلا يمكن أن تكون فعالة إلا إذا تمت مراجعتها بانتظام لمعرفة أي ثغرات في العملية أو البحث عن طرق لتحسينها.

يجب على البائعين ومديري التجارة الإلكترونية الانتباه عن كثب إلى متوسط ​​الوقت اللازم لإكمال عملية التسوية ، وجودة التسويات ، وعدد حالات عدم الاتساق التي تم اكتشافها في كل تسوية. هذه هي مقاييس الأداء الرئيسية الحاسمة. يمكنك إعادة تشغيل الإجراء في الحلقة حتى تحصل على أفضل النتائج بمجرد إنشاء المعايير. هذه الدراسة حاسمة لأنها تعطي رؤية كاملة وتحدد المجالات التي يوجد بها مجال للتحسينات.

حلول متكاملة

العنصر الأكثر صعوبة في عملية التسوية هو تحليلات البيانات. خلال هذه المرحلة ، تحدث غالبية الأخطاء. يركز فريق الشؤون المالية والاستثمارات على جمع البيانات وتنظيفها وتحميلها بدلاً من تقييم النتائج والتأكد من خلو البيانات المالية من الأخطاء ، ويركز فريق إدارة الأموال والاستثمارات على جمع البيانات وتنظيفها وتحميلها. ومع ذلك ، قد يقدم مقدمو الخدمات في السوق حلول تسوية المدفوعات التي يسهل تنفيذها. الحلول التكنولوجية التي قد تقوم تلقائيًا باستيراد وإنشاء بيانات المعاملات من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو الأسواق هي أمثلة على هذه الخدمات.

إنه يحدد ببساطة الحلول البرمجية لبائعي التجارة الإلكترونية وشركات D2C . تتضمن هذه الحلول إمكانات مثل تقارير المعاملات على عدة مستويات وتحليل إجراءات التسوية والعمليات واستيراد البيانات وتسويتها. من خلال توفير الوصول إلى تقارير تلقائية ومحدثة وشاملة عن النفقات والإيرادات في الوقت الفعلي ، تخفف هذه الحلول من الضغط على قسم الشؤون المالية والإدارية. يمكن أن توفر تطبيقات محددة تقارير دقيقة وبسيطة ومفصلة على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديث البيانات مباشرة من المصادر ، مما يضمن أن المبيعات وتسوية المدفوعات سريعة وسريعة وغير متعبة. يلزم وجود واجهات برمجة تطبيقات ERP سابقة الإنشاء تربط هذه الحلول بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات والأسواق.

فرق تطوير المهارات

لا يمكن تنفيذ الأساليب المحددة المذكورة لجعل إجراءات تسوية المدفوعات أكثر كفاءة إلا إذا قامت الشركات بتعليم موظفيها ومهاراتهم. تدرك الشركات الآن أن التحول الرقمي الهادف يتطلب اعتماد منصات التكنولوجيا وتغيير العاملين. نتيجة لذلك ، يطلق تجار التجارة الإلكترونية والشركات الموجهة للمستهلكين مشاريع داخلية لتحسين المهارات وصقل المهارات. يجب تعليم أعضاء فرق المالية والمحاسبة ، على وجه الخصوص ، لنشر وتقييم هذه الحلول الآلية والمتكاملة.

استنتاج

تسوية المدفوعات عملية تستغرق وقتا طويلا. ومع ذلك ، فإن المبادئ الستة المذكورة أعلاه قد تساعد بشكل كبير فرق المالية والمحاسبة في القيام بالعمل بنجاح. سيساعد إجراء تسوية المدفوعات المصمم جيدًا الشركات على تجنب السحب على المكشوف ، ودفع الرسوم البغيضة للأسواق ، وتقليل المخاطر ، وإنشاء البيانات المالية بسرعة ، ومراقبة الأنماط الاقتصادية في التدفقات النقدية الداخلة والخارجة. يمكن لموظفي الشؤون المالية والإدارية توفير الوقت والتركيز على تحديد الأخطاء الحديثة وإصلاحها عن طريق أتمتة عملية التسوية أو اعتماد حل متكامل تمامًا.