Praktik Terbaik dalam Rekonsiliasi Pembayaran eCommerce

Rekonsiliasi pembayaran adalah proses yang paling menantang bagi tim keuangan dan akuntansi perusahaan mana pun, terutama di industri eCommerce. Rekonsiliasi pembayaran semakin sulit karena semakin banyak bisnis beralih ke D2C dan menerapkan strategi omnichannel. Perusahaan sekarang harus memiliki prosedur rekonsiliasi yang bersih dan bebas kesalahan untuk menangani pemasukan dan pengeluaran kas.

Pelanggan sekarang dapat membeli dari situs web atau pasar perusahaan karena perkembangan digital dan lonjakan eCommerce. Tetap saja, tim keuangan merasa tertekan karena mereka harus mengumpulkan data secara manual dari ribuan transaksi di beberapa saluran, masing-masing dengan berbagai cara pembayaran. Bisnis eCommerce dan D2C menghadapi prosedur rekonsiliasi yang paling menantang, dan kesalahan menghabiskan banyak uang.

Mari kita lihat beberapa praktik terbaik dalam proses rekonsiliasi pembayaran yang mungkin digunakan bisnis untuk membuatnya sederhana dan efisien.

Standardisasi Proses

Setiap organisasi melakukan rekonsiliasi secara mingguan, bulanan, atau triwulanan. Setiap kali Anda melakukan rekonsiliasi pembayaran, Anda akan melalui tahapan yang sama: ekstraksi data, kompilasi, pencatatan, pencocokan, dan negosiasi. Standarisasi aktivitas ini sangat penting bagi tim keuangan untuk memastikan akurasi, menghilangkan ketidaksesuaian, dan menghindari kesalahan.

Sangat penting untuk mendokumentasikan prosedur yang terlibat dalam proses rekonsiliasi dan mengembangkan template yang dapat dengan mudah diikuti oleh anggota tim keuangan baru atau yang sudah ada. Selain itu, template harus ditinjau secara berkala untuk memperbaiki kekurangan dan mencari cara untuk mengotomatisasi prosedur. Langkah-langkah ini akan membantu menstandarkan proses.

Menetapkan Kontrol Internal

Mengenai rekonsiliasi pembayaran eCommerce, sangat penting untuk memasukkan serangkaian pemeriksaan internal yang dapat mendeteksi dan mengungkap kesulitan yang mungkin terjadi, seperti kesalahan klerikal. Kontrol internal dapat disertakan dalam seluruh proses standar, bergantung pada jenis organisasi Anda. Pengendalian internal ini membantu dalam mitigasi risiko, integritas perusahaan, dan produksi laporan keuangan bebas kesalahan secara konsisten. Sangat penting untuk memberi tahu setiap anggota tim baru tentang kontrol ini melalui akuntan dan meminta mereka mengajari manajer akun atau tim penjualan eCommerce mereka.

Mengadopsi Otomasi

Dibutuhkan banyak waktu dan usaha untuk melakukan rekonsiliasi untuk volume transaksi rumit yang sangat besar. Oleh karena itu, organisasi harus merangkul transformasi ekonomi dan mengotomatiskan proses rekonsiliasi untuk membantu tim F&A mereka setelah proses standarisasi. Sebagian besar bisnis berteknologi canggih mengotomatiskan proses standar mereka dengan mengembangkan alur kerja berbasis pemicu untuk mengumpulkan data secara real-time dari sumber internal dan eksternal, menggabungkannya, lalu menganalisis perbedaan apa pun.

Rekonsiliasi pembayaran otomatis menghemat waktu dan menyederhanakan proses serta bebas kesalahan untuk bisnis. Karena alur kerja dibangun berdasarkan peristiwa dan keadaan, variabel-variabel ini pasti akan berubah saat perusahaan membutuhkan perubahan atau teknologi baru, saluran penjualan, dan faktor lainnya muncul. Akibatnya, alur kerja otomatis, seperti standarisasi proses, harus ditinjau dan diubah secara berkala.

Menganalisis Indikator Kinerja Utama

Kesalahan rekonsiliasi pembayaran dapat mengakibatkan disparitas laporan bank, membuat bisnis berisiko mengalami kerugian finansial. Akibatnya, sebagian besar pengecer eCommerce dan perusahaan direct-to-consumer berkonsentrasi untuk membuat prosedur menjadi cepat dan bebas dari kesalahan. Namun, apakah proses rekonsiliasi pembayaran dilakukan secara otomatis atau manual, itu hanya bisa efektif jika ditinjau secara berkala untuk melihat celah dalam proses atau mencari cara untuk memperbaikinya.

Penjual dan manajer eCommerce harus memperhatikan waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan proses rekonsiliasi, kualitas rekonsiliasi, dan jumlah ketidakkonsistenan yang terdeteksi di setiap rekonsiliasi. Ini adalah metrik kinerja utama yang penting. Anda dapat menjalankan kembali prosedur dalam loop hingga Anda mendapatkan hasil terbaik setelah Anda menetapkan tolok ukur. Studi ini sangat penting karena memberikan visibilitas total dan mengidentifikasi area dengan ruang lingkup untuk perbaikan.

Solusi Terintegrasi

Komponen yang paling menantang dari proses rekonsiliasi adalah analitik data. Selama tahap ini, sebagian besar kesalahan terjadi. Tim F&A berfokus pada pengumpulan, pembersihan, dan pemuatan data alih-alih menilai hasil dan memastikan bahwa laporan keuangan bebas dari kesalahan, tim F&A berfokus pada pengumpulan, pembersihan, dan pemuatan data. Namun, penyedia layanan di pasar mungkin menawarkan solusi rekonsiliasi pembayaran yang mudah diterapkan. Solusi teknologi yang dapat secara otomatis mengimpor dan menghasilkan data transaksional dari sistem ERP atau pasar adalah contoh dari layanan tersebut.

Ini hanya mengidentifikasi solusi perangkat lunak untuk vendor eCommerce dan bisnis D2C . Solusi ini mencakup kemampuan seperti pelaporan transaksi di beberapa tingkatan dan analisis prosedur dan proses rekonsiliasi, serta impor dan rekonsiliasi data. Dengan menyediakan akses ke pelaporan otomatis, terbaru, dan menyeluruh tentang pengeluaran dan pendapatan secara real-time, solusi ini menghilangkan stres departemen F&A. Aplikasi khusus dapat memberikan laporan yang akurat, sederhana, dan terperinci dengan segera. Selain itu, data diperbarui langsung dari sumbernya, menjamin penjualan dan rekonsiliasi pembayaran berlangsung cepat, cepat, dan mudah. API ERP pra-bangun yang menghubungkan solusi ini ke sistem ERP dan pasar semuanya diperlukan.

Tim Peningkatan Keterampilan

Metode khusus yang disebutkan untuk membuat prosedur rekonsiliasi pembayaran lebih efisien hanya dapat diterapkan jika perusahaan mendidik dan melatih personel mereka. Perusahaan sekarang memahami bahwa transformasi digital yang berarti membutuhkan adopsi platform teknologi dan pergantian pekerja. Akibatnya, pedagang eCommerce dan bisnis langsung ke konsumen meluncurkan proyek peningkatan dan peningkatan keterampilan internal. Anggota tim keuangan dan akuntansi, khususnya, harus diajari untuk menggunakan dan mengevaluasi solusi otomatis dan terintegrasi ini.

Kesimpulan

Rekonsiliasi pembayaran adalah operasi yang memakan waktu. Namun, enam prinsip yang tercantum di atas dapat sangat membantu tim keuangan dan akuntansi dalam melakukan pekerjaan dengan sukses. Prosedur rekonsiliasi pembayaran yang dirancang dengan baik akan membantu perusahaan menghindari cerukan, membayar biaya yang menjengkelkan ke pasar, mengurangi risiko, membuat laporan keuangan dengan cepat, dan memantau pola ekonomi dalam arus kas masuk dan keluar. Staf F&A dapat menghemat waktu dan fokus untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan baru-baru ini dengan mengotomatiskan proses rekonsiliasi atau mengadopsi solusi terintegrasi penuh.