Mejores prácticas en la conciliación de pagos de comercio electrónico

La conciliación de pagos es el proceso más desafiante para el equipo de finanzas y contabilidad de cualquier empresa, especialmente en la industria del comercio electrónico. La conciliación de pagos es cada vez más difícil a medida que más empresas cambian a D2C e implementan una estrategia omnicanal. Las empresas ahora deben tener un procedimiento de conciliación limpio y sin errores para manejar la entrada y salida de efectivo.

Los clientes ahora pueden comprar desde el sitio web o los mercados de una empresa debido al desarrollo digital y al aumento del comercio electrónico. Aún así, es estresante para los equipos de finanzas, ya que tienen que recopilar manualmente los datos de miles de transacciones en varios canales, cada uno con múltiples formas de pago. Las empresas de comercio electrónico y D2C se enfrentan al procedimiento de conciliación más desafiante y los errores les cuestan mucho dinero.

Veamos algunas de las mejores prácticas en el proceso de conciliación de pagos que las empresas pueden usar para hacerlo simple y eficiente.

Estandarización de Procesos

Cada organización realiza conciliaciones semanales, mensuales o trimestrales. Cada vez que concilie sus pagos, pasará por las mismas etapas: extracción de datos, compilación, registro, conciliación y negociación. Estandarizar estas actividades es fundamental para que los equipos financieros aseguren la precisión, eliminen discrepancias y eviten errores.

Es imperativo documentar los procedimientos involucrados en el proceso de conciliación y desarrollar plantillas que cualquier miembro nuevo o actual del equipo de finanzas pueda seguir fácilmente. Además, las plantillas deben revisarse periódicamente para corregir las lagunas y buscar formas de automatizar los procedimientos. Estos pasos ayudarán a estandarizar el proceso.

Establecimiento de controles internos

En cuanto a la conciliación de pagos de comercio electrónico, es crucial incorporar una serie de controles internos que puedan detectar y exponer posibles dificultades, como errores administrativos. Los controles internos se pueden incluir en todo el proceso estandarizado, según el tipo de su organización. Estos controles internos ayudan en la mitigación de riesgos, la integridad de la empresa y la producción de estados financieros sin errores de manera consistente. Es fundamental asesorar a cada nuevo miembro del equipo sobre estos controles a través de los contadores y hacer que les enseñen a sus gerentes de cuentas de comercio electrónico o al equipo de ventas.

Adoptando la Automatización

Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para realizar la conciliación del enorme volumen de transacciones complicadas. Por lo tanto, las organizaciones deben adoptar las transformaciones económicas y automatizar el proceso de conciliación para ayudar a sus equipos de F&A después de estandarizar el proceso. La mayoría de las empresas tecnológicamente sofisticadas están automatizando su proceso estandarizado mediante el desarrollo de un flujo de trabajo basado en desencadenantes para recopilar datos en tiempo real de fuentes internas y externas, combinarlos y luego analizar cualquier diferencia.

Las conciliaciones de pago automatizadas ahorran tiempo y hacen que el proceso sea simple y sin errores para las empresas. Dado que los flujos de trabajo se basan en eventos y circunstancias, estas variables inevitablemente se alterarán a medida que la empresa necesite cambios o surjan nuevas tecnologías, canales de venta y otros factores. Como resultado, los flujos de trabajo automatizados, como la estandarización de procesos, deben revisarse y cambiarse periódicamente.

Analice los indicadores clave de rendimiento

Los errores de conciliación de pagos pueden generar disparidades en los extractos bancarios, lo que pone a las empresas en riesgo de pérdidas financieras. Como resultado, la mayoría de los minoristas de comercio electrónico y las empresas directas al consumidor se concentran en hacer que el procedimiento sea rápido y sin errores. Sin embargo, ya sea que el proceso de conciliación de pagos sea automático o manual, solo puede ser efectivo si se revisa con regularidad para detectar brechas en el proceso o buscar formas de mejorarlo.

Los vendedores y administradores de comercio electrónico deben prestar mucha atención al tiempo promedio necesario para completar el proceso de conciliación, la calidad de las conciliaciones y la cantidad de inconsistencias detectadas en cada conciliación. Estas son métricas de rendimiento clave críticas. Puede volver a ejecutar el procedimiento en el bucle hasta que obtenga los mejores resultados una vez que haya establecido los puntos de referencia. Este estudio es crucial ya que da total visibilidad e identifica áreas con margen de mejora.

Soluciones integradas

El componente más desafiante del proceso de reconciliación es el análisis de datos. Durante esta etapa, ocurren la mayoría de los errores. El equipo de F&A se enfoca en recopilar, limpiar y cargar datos en lugar de evaluar los resultados y garantizar que los estados financieros estén libres de errores, el equipo de F&A se enfoca en recopilar, limpiar y cargar datos. Sin embargo, los proveedores de servicios en el mercado pueden ofrecer soluciones de conciliación de pagos que son simples de implementar. Las soluciones tecnológicas que pueden importar y generar automáticamente datos transaccionales desde sistemas ERP o mercados son ejemplos de tales servicios.

Simplemente identifica las soluciones de software para proveedores de comercio electrónico y negocios D2C . Estas soluciones incluyen capacidades como informes transaccionales en varios niveles y análisis de procedimientos y procesos de conciliación, e importación y conciliación de datos. Al proporcionar acceso a informes automáticos, actualizados y completos sobre gastos e ingresos en tiempo real, estas soluciones alivian el estrés del departamento de F&A. Las aplicaciones específicas pueden proporcionar informes precisos, simples y detallados de inmediato. Además, los datos se actualizan directamente desde las fuentes, lo que garantiza que la conciliación de ventas y pagos sea rápida, rápida e indolora. Se requieren API de ERP preconstruidas que conecten estas soluciones a los sistemas y mercados de ERP.

Equipos de mejora

Los métodos específicos mencionados para hacer que los procedimientos de conciliación de pagos sean más eficientes solo pueden implementarse si las empresas enseñan y capacitan a su personal. Las empresas ahora entienden que una transformación digital significativa requiere la adopción de plataformas tecnológicas y el cambio de trabajadores. Como resultado, los comerciantes de comercio electrónico y las empresas directas al consumidor lanzan proyectos internos de actualización y actualización de habilidades. A los miembros de los equipos de finanzas y contabilidad, en particular, se les debe enseñar a implementar y evaluar estas soluciones automatizadas e integradas.

Conclusión

La conciliación de pagos es una operación que requiere mucho tiempo. Sin embargo, los seis principios enumerados anteriormente pueden ayudar mucho a los equipos de finanzas y contabilidad a realizar el trabajo con éxito. Un procedimiento de conciliación de pagos bien diseñado ayudará a las empresas a evitar sobregiros, pagar tarifas detestables a los mercados, disminuir el riesgo, crear estados financieros rápidamente y monitorear los patrones económicos en las entradas y salidas de efectivo. El personal de F&A puede ahorrar tiempo y concentrarse en identificar y corregir errores recientes al automatizar el proceso de conciliación o adoptar una solución totalmente integrada.