Najlepsze praktyki w zakresie uzgadniania płatności w handlu elektronicznym

Uzgadnianie płatności jest najtrudniejszym procesem dla zespołu finansowo-księgowego każdej firmy, zwłaszcza w branży eCommerce. Uzgadnianie płatności jest coraz trudniejsze, ponieważ coraz więcej firm przechodzi na D2C i wdraża strategię omnichannel. Firmy muszą teraz dysponować przejrzystą, wolną od błędów procedurą uzgadniania w celu obsługi wpływów i odpływów środków pieniężnych.

Klienci mogą teraz kupować na stronie internetowej firmy lub na platformach handlowych ze względu na rozwój cyfrowy i gwałtowny wzrost handlu elektronicznego. Mimo to jest to stresujące dla zespołów finansowych, ponieważ muszą ręcznie gromadzić dane z tysięcy transakcji w kilku kanałach, z których każdy ma wiele sposobów płatności. Przedsiębiorstwa eCommerce i D2C muszą stawić czoła najtrudniejszej procedurze uzgadniania, a błędy kosztują je dużo pieniędzy.

Przyjrzyjmy się niektórym najlepszym praktykom w procesie uzgadniania płatności, które firmy mogą stosować, aby uczynić go prostym i wydajnym.

Standaryzacja procesu

Każda organizacja dokonuje uzgodnień co tydzień, co miesiąc lub co kwartał. Za każdym razem, gdy uzgadniasz swoje płatności, przechodzisz przez te same etapy: ekstrakcję danych, kompilację, nagrywanie, dopasowywanie i negocjacje. Standaryzacja tych działań ma kluczowe znaczenie dla zespołów finansowych w celu zapewnienia dokładności, wyeliminowania rozbieżności i uniknięcia błędów.

Konieczne jest udokumentowanie procedur związanych z procesem uzgadniania i opracowanie szablonów, które mogą być z łatwością stosowane przez każdego nowego lub obecnego członka zespołu finansowego. Ponadto szablony należy regularnie przeglądać, aby poprawiać luki i szukać sposobów na automatyzację procedur. Te kroki pomogą ujednolicić proces.

Ustanawianie kontroli wewnętrznych

Jeśli chodzi o uzgadnianie płatności w handlu elektronicznym, kluczowe znaczenie ma włączenie szeregu kontroli wewnętrznych, które mogą wykryć i ujawnić wszelkie możliwe trudności, takie jak błędy pisarskie. Kontrole wewnętrzne mogą być uwzględnione w całym wystandaryzowanym procesie, w zależności od typu Twojej organizacji. Te kontrole wewnętrzne pomagają ograniczać ryzyko, uczciwość firmy i konsekwentnie tworzyć wolne od błędów sprawozdania finansowe. Bardzo ważne jest, aby doradzać każdemu nowemu członkowi zespołu w zakresie tych kontroli za pośrednictwem księgowych i kazać im uczyć swoich menedżerów kont eCommerce lub zespół sprzedaży.

Adopcja automatyzacji

Wykonanie rozliczenia dla ogromnej liczby skomplikowanych transakcji wymaga dużo czasu i wysiłku. W związku z tym organizacje muszą przejść transformację gospodarczą i zautomatyzować proces uzgadniania, aby wspomóc swoje zespoły finansowo-księgowe po ujednoliceniu procesu. Większość zaawansowanych technologicznie firm automatyzuje swoje ustandaryzowane procesy, opracowując przepływ pracy oparty na wyzwalaczach, aby zbierać dane w czasie rzeczywistym ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, łączyć je, a następnie analizować wszelkie różnice.

Automatyczne uzgadnianie płatności oszczędza czas i sprawia, że ​​proces jest prosty i wolny od błędów dla firm. Ponieważ przepływy pracy są zbudowane na zdarzeniach i okolicznościach, zmienne te nieuchronnie będą się zmieniać wraz ze zmianami potrzeb firmy lub pojawianiem się nowych technologii, kanałów sprzedaży i innych czynników. W rezultacie zautomatyzowane przepływy pracy, takie jak standaryzacja procesów, powinny być regularnie przeglądane i zmieniane.

Analizuj kluczowe wskaźniki wydajności

Błędy uzgadniania płatności mogą skutkować rozbieżnościami w wyciągach bankowych, narażając firmy na straty finansowe. W rezultacie większość sprzedawców detalicznych i firm zajmujących się handlem bezpośrednim koncentruje się na tym, aby procedura była szybka i wolna od błędów. Jednak niezależnie od tego, czy proces uzgadniania płatności jest zautomatyzowany, czy wykonywany ręcznie, może być skuteczny tylko wtedy, gdy jest regularnie przeglądany w celu wykrycia luk w procesie lub poszukiwania sposobów na jego ulepszenie.

Sprzedawcy i menedżerowie eCommerce powinni zwracać szczególną uwagę na średni czas potrzebny do zakończenia procesu uzgadniania, jakość uzgadniania oraz liczbę niespójności wykrytych w każdym uzgadnianiu. Są to krytyczne kluczowe wskaźniki wydajności. Możesz ponownie uruchomić procedurę w pętli, aż uzyskasz najlepsze wyniki po ustaleniu testów porównawczych. Badanie to ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia pełną przejrzystość i identyfikuje obszary wymagające ulepszeń.

Rozwiązania zintegrowane

Najtrudniejszym elementem procesu uzgadniania jest analiza danych. Na tym etapie pojawia się większość błędów. Zespół F&A skupia się na gromadzeniu, czyszczeniu i ładowaniu danych zamiast na ocenie wyników i upewnieniu się, że sprawozdania finansowe są wolne od błędów, zespół F&A skupia się na gromadzeniu, czyszczeniu i ładowaniu danych. Jednak usługodawcy na rynku mogą oferować rozwiązania w zakresie uzgadniania płatności, które są proste do wdrożenia. Przykładem takich usług są rozwiązania technologiczne, które mogą automatycznie importować i generować dane transakcyjne z systemów ERP lub marketplace'ów.

Po prostu identyfikuje rozwiązania programowe dla dostawców handlu elektronicznego i firm D2C . Rozwiązania te obejmują takie funkcje, jak raportowanie transakcji na kilku poziomach oraz analiza procedur i procesów uzgadniania, a także import i uzgadnianie danych. Zapewniając dostęp do automatycznego, aktualizowanego i dokładnego raportowania wydatków i przychodów w czasie rzeczywistym, rozwiązania te odciążają dział F&A. Konkretne aplikacje mogą natychmiast generować dokładne, proste i szczegółowe raporty. Dodatkowo dane są aktualizowane bezpośrednio ze źródeł, co gwarantuje szybkie, szybkie i bezbolesne rozliczanie sprzedaży i płatności. Wymagane są gotowe interfejsy API ERP, które łączą te rozwiązania z systemami ERP i platformami handlowymi.

Zespoły podnoszące kwalifikacje

Konkretne metody wymienione w celu usprawnienia procedur uzgadniania płatności można wdrożyć tylko wtedy, gdy firmy szkolą i szkolą swoich pracowników. Firmy rozumieją teraz, że znacząca transformacja cyfrowa wymaga przyjęcia platform technologicznych i zmiany pracowników. W rezultacie sprzedawcy e-commerce i firmy zajmujące się bezpośrednimi kontaktami z konsumentami uruchamiają wewnętrzne projekty podnoszenia i zmiany kwalifikacji. W szczególności członkowie zespołów ds. finansów i księgowości muszą zostać przeszkoleni w zakresie wdrażania i oceny tych zautomatyzowanych i zintegrowanych rozwiązań.

Wniosek

Uzgadnianie płatności jest operacją czasochłonną. Jednak sześć wymienionych powyżej zasad może znacznie pomóc zespołom finansowym i księgowym w skutecznym wykonywaniu pracy. Dobrze zaprojektowana procedura uzgadniania płatności pomoże firmom unikać debetów w rachunku bieżącym, uiszczać nieznośne opłaty na rynkach, zmniejszać ryzyko, szybko tworzyć sprawozdania finansowe i monitorować wzorce ekonomiczne w zakresie wpływów i odpływów gotówki. Pracownicy F&A mogą zaoszczędzić czas i skoncentrować się na identyfikowaniu i naprawianiu ostatnich błędów poprzez automatyzację procesu uzgadniania lub przyjęcie w pełni zintegrowanego rozwiązania.