E-Ticaret Ödeme Mutabakatında En İyi Uygulamalar

Ödeme mutabakatı, özellikle e-ticaret sektöründe, herhangi bir şirketin finans ve muhasebe ekibi için en zorlu süreçtir. Daha fazla işletme D2C'ye geçtiği ve çok kanallı bir strateji uyguladığı için ödeme mutabakatı giderek zorlaşıyor. Şirketler artık nakit girişi ve çıkışını yönetmek için temiz, hatasız bir mutabakat prosedürüne sahip olmalıdır.

Dijital gelişme ve e-ticaretteki artış nedeniyle müşteriler artık bir şirketin web sitesinden veya pazar yerlerinden satın alabilirler. Yine de, her biri birden fazla ödeme yöntemi olan çeşitli kanallardaki binlerce işlemden elde edilen verileri manuel olarak bir araya getirmek zorunda oldukları için finans ekipleri için stresli. e-Ticaret ve D2C işletmeleri en zorlu uzlaşma prosedürüyle karşı karşıya kalıyor ve hatalar onlara çok pahalıya mal oluyor.

İşletmelerin ödeme mutabakat sürecini basit ve verimli hale getirmek için kullanabilecekleri en iyi uygulamalardan bazılarına bakalım.

Sürecin Standardizasyonu

Her kuruluş mutabakatları haftalık, aylık veya üç aylık olarak yapar. Ödemelerinizi her mutabık kıldığınızda, aynı aşamalardan geçersiniz: veri çıkarma, derleme, kaydetme, eşleştirme ve müzakere. Bu faaliyetlerin standartlaştırılması, finans ekiplerinin doğruluğu sağlaması, tutarsızlıkları ortadan kaldırması ve hatalardan kaçınması için kritik öneme sahiptir.

Uzlaşma sürecine dahil olan prosedürleri belgelemek ve herhangi bir yeni veya mevcut finans ekibi üyesi tarafından kolayca takip edilebilecek şablonlar geliştirmek zorunludur. Ayrıca, boşlukları düzeltmek ve prosedürleri otomatikleştirmenin yollarını aramak için şablonlar düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Bu adımlar, süreci standartlaştırmaya yardımcı olacaktır.

İç Kontrollerin Oluşturulması

E-Ticaret ödeme mutabakatı ile ilgili olarak, büro hataları gibi olası zorlukları tespit edip ortaya çıkarabilecek bir dizi dahili kontrol uygulamak çok önemlidir. Kuruluşunuzun türüne bağlı olarak, iç kontroller standartlaştırılmış sürecin tamamına dahil edilebilir. Bu iç kontroller, risklerin azaltılmasına, firma bütünlüğüne ve tutarlı bir şekilde hatasız mali tabloların üretilmesine yardımcı olur. Muhasebeciler aracılığıyla her yeni ekip üyesine bu kontroller hakkında bilgi vermek ve e-ticaret hesap yöneticilerine veya satış ekibine öğretmelerini sağlamak çok önemlidir.

Otomasyonu benimsemek

Muazzam hacimli karmaşık işlemler için mutabakatı gerçekleştirmek çok zaman ve çaba gerektirir. Bu nedenle kuruluşlar, süreci standartlaştırdıktan sonra F&A ekiplerine yardımcı olmak için ekonomik dönüşümleri benimsemeli ve uzlaşma sürecini otomatikleştirmelidir. Teknolojik olarak gelişmiş işletmelerin çoğu, iç ve dış kaynaklardan gerçek zamanlı olarak veri toplamak, bunları birleştirmek ve ardından farklılıkları analiz etmek için tetiklemeye dayalı bir iş akışı geliştirerek standartlaştırılmış süreçlerini otomatikleştiriyor.

Otomatik ödeme mutabakatları zamandan tasarruf sağlar ve süreci işletmeler için basit ve hatasız hale getirir. İş akışları olaylar ve koşullar üzerine inşa edildiğinden, şirketin ihtiyaçları değiştikçe veya yeni teknolojiler, satış kanalları ve diğer faktörler ortaya çıktıkça bu değişkenler kaçınılmaz olarak değişecektir. Sonuç olarak, süreç standardizasyonu gibi otomatikleştirilmiş iş akışları düzenli olarak gözden geçirilmeli ve değiştirilmelidir.

Temel Performans Göstergelerini Analiz Edin

Ödeme mutabakatı hataları, banka ekstresi eşitsizliklerine yol açarak işletmeleri mali kayıp riskine sokabilir. Sonuç olarak, çoğu e-Ticaret perakendecisi ve doğrudan tüketiciye yönelik firmalar, prosedürü hızlı ve hatasız hale getirmeye odaklanır. Bununla birlikte, ödeme mutabakatı süreci ister otomatik, ister manuel olarak yapılsın, yalnızca süreçteki boşlukları görmek veya iyileştirmenin yollarını aramak için düzenli olarak gözden geçirildiğinde etkili olabilir.

Satıcılar ve e-ticaret yöneticileri, mutabakat sürecini tamamlamak için gereken ortalama süreye, mutabakatların kalitesine ve her mutabakatta tespit edilen tutarsızlıkların sayısına çok dikkat etmelidir. Bunlar kritik anahtar performans ölçümleridir. Kriterleri oluşturduktan sonra en iyi sonuçları elde edene kadar prosedürü döngüde yeniden çalıştırabilirsiniz. Bu çalışma, tam bir görünürlük sağladığı ve iyileştirme kapsamı olan alanları belirlediği için çok önemlidir.

Entegre çözümler

Mutabakat sürecinin en zorlu bileşeni veri analitiğidir. Bu aşamada, hataların çoğu meydana gelir. F&A ekibi, sonuçları değerlendirmek ve finansal tabloların hatasız olmasını sağlamak yerine verileri toplamaya, temizlemeye ve yüklemeye odaklanırken F&A ekibi, verileri toplamaya, temizlemeye ve yüklemeye odaklanır. Ancak, piyasadaki hizmet sağlayıcılar uygulaması basit olan ödeme mutabakatı çözümleri sunabilir. ERP sistemlerinden veya pazar yerlerinden işlem verilerini otomatik olarak içe aktarabilen ve üretebilen teknolojik çözümler bu tür hizmetlere örnektir.

Yalnızca e-Ticaret satıcıları ve D2C işletmeleri için yazılım çözümlerini tanımlar. Bu çözümler, muhtelif seviyelerde işlemsel raporlama ve mutabakat prosedür ve süreçlerinin analizi ile veri içe aktarma ve mutabakat gibi yetenekleri içerir. Gerçek zamanlı harcamalar ve gelirler hakkında otomatik, güncel ve kapsamlı raporlamaya erişim sağlayan bu çözümler, F&A departmanının stresini azaltır. Belirli uygulamalar anında doğru, basit ve ayrıntılı raporlar sağlayabilir. Ek olarak, veriler doğrudan kaynaklardan güncellenerek satış ve ödeme mutabakatının hızlı, hızlı ve sorunsuz olmasını garanti eder. Bu çözümleri ERP sistemlerine ve pazar yerlerine bağlayan önceden oluşturulmuş ERP API'lerinin tümü gereklidir.

Beceri Geliştirme Ekipleri

Ödeme mutabakat prosedürlerini daha verimli hale getirmek için bahsedilen özel yöntemler, ancak firmaların personelini eğitmesi ve beceri kazanması durumunda uygulanabilir. Şirketler artık anlamlı dijital dönüşümün teknoloji platformlarının benimsenmesini ve çalışanların değişmesini gerektirdiğini anlıyor. Sonuç olarak, e-Ticaret tüccarları ve doğrudan tüketiciye yönelik işletmeler, dahili beceri geliştirme ve yeniden beceri kazandırma projeleri başlatır. Özellikle finans ve muhasebe ekiplerinin üyelerine, bu otomatikleştirilmiş ve entegre çözümleri devreye almaları ve değerlendirmeleri öğretilmelidir.

Çözüm

Ödeme mutabakatı zaman alan bir işlemdir. Ancak, yukarıda sıralanan altı ilke, finans ve muhasebe ekiplerinin işi başarıyla yapmalarına büyük ölçüde yardımcı olabilir. İyi tasarlanmış bir ödeme mutabakatı prosedürü, şirketlerin kredili mevduat hesabından kaçınmasına, piyasalara iğrenç ücretler ödemesine, riski azaltmasına, finansal tabloları hızlı bir şekilde oluşturmasına ve nakit giriş ve çıkışlarındaki ekonomik kalıpları izlemesine yardımcı olacaktır. F&A personeli, mutabakat sürecini otomatikleştirerek veya tamamen entegre bir çözümü benimseyerek zamandan tasarruf edebilir ve son hataları belirleyip düzeltmeye odaklanabilir.