Лучшие практики сверки платежей в электронной торговле

Согласование платежей — самый сложный процесс для финансовой и бухгалтерской службы любой компании, особенно в сфере электронной коммерции. Выверка платежей становится все труднее, поскольку все больше компаний переходят на D2C и реализуют многоканальную стратегию. Компании теперь должны иметь четкую, безошибочную процедуру сверки для обработки поступления и оттока денежных средств.

Теперь клиенты могут совершать покупки на веб-сайте компании или на торговых площадках благодаря цифровому развитию и росту электронной коммерции. Тем не менее, это стресс для финансовых групп, поскольку им приходится вручную собирать данные из тысяч транзакций по нескольким каналам, каждый из которых имеет несколько способов оплаты. Предприятия электронной коммерции и D2C сталкиваются с самой сложной процедурой сверки, и ошибки стоят им больших денег.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших практик в процессе сверки платежей, которые предприятия могут использовать, чтобы сделать его простым и эффективным.

Стандартизация процесса

Каждая организация проводит сверку еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Каждый раз, когда вы сверяете свои платежи, вы проходите одни и те же этапы: извлечение данных, компиляция, запись, сопоставление и согласование. Стандартизация этих действий имеет решающее значение для финансовых групп, чтобы обеспечить точность, устранить расхождения и избежать ошибок.

Крайне важно задокументировать процедуры, связанные с процессом согласования, и разработать шаблоны, которым может легко следовать любой новый или действующий член финансовой группы. Кроме того, шаблоны следует регулярно пересматривать, чтобы исправлять пробелы и искать способы автоматизации процедур. Эти шаги помогут стандартизировать процесс.

Установление внутреннего контроля

Что касается сверки платежей электронной коммерции, очень важно включить ряд внутренних проверок, которые могут обнаружить и выявить любые возможные трудности, такие как канцелярские ошибки. Внутренний контроль может быть включен во весь стандартизированный процесс, в зависимости от типа вашей организации. Эти средства внутреннего контроля помогают снизить риски, обеспечить целостность фирмы и последовательно составлять безошибочную финансовую отчетность. Крайне важно консультировать каждого нового члена команды по этим элементам управления через бухгалтеров и просить их обучать своих менеджеров по работе с клиентами электронной коммерции или отдел продаж.

Внедрение автоматизации

Выполнение сверки огромного объема сложных транзакций требует много времени и усилий. Следовательно, организации должны принять экономические преобразования и автоматизировать процесс согласования, чтобы помочь своим командам F&A после стандартизации процесса. Большинство технологически сложных предприятий автоматизируют свои стандартизированные процессы, разрабатывая рабочий процесс на основе триггеров для сбора данных в режиме реального времени из внутренних и внешних источников, их объединения и последующего анализа любых различий.

Автоматическая сверка платежей экономит время и делает процесс простым и безошибочным для бизнеса. Поскольку рабочие процессы строятся на событиях и обстоятельствах, эти переменные неизбежно будут меняться по мере того, как компания нуждается в изменениях или появляются новые технологии, каналы продаж и другие факторы. В результате автоматизированные рабочие процессы, такие как стандартизация процессов, должны регулярно пересматриваться и изменяться.

Анализ ключевых показателей эффективности

Ошибки сверки платежей могут привести к несоответствию банковских выписок, подвергая предприятия риску финансовых потерь. В результате большинство розничных продавцов электронной коммерции и фирм, работающих напрямую с потребителем, концентрируются на том, чтобы сделать процедуру быстрой и безошибочной. Однако независимо от того, автоматизирован ли процесс сверки платежей или выполняется вручную, он может быть эффективным только в том случае, если он регулярно пересматривается для выявления пробелов в процессе или поиска способов его улучшения.

Продавцы и менеджеры электронной коммерции должны уделять пристальное внимание среднему времени, необходимому для завершения процесса сверки, качеству сверки и количеству несоответствий, обнаруженных при каждой сверке. Это критические ключевые показатели эффективности. Вы можете повторно запускать процедуру в цикле до тех пор, пока не получите наилучшие результаты после того, как установили эталонные тесты. Это исследование имеет решающее значение, поскольку оно дает полную картину и определяет области, требующие улучшения.

Комплексные решения

Наиболее сложным компонентом процесса сверки является анализ данных. На этом этапе происходит большинство ошибок. Группа F&A занимается сбором, очисткой и загрузкой данных, а не оценкой результатов и обеспечением отсутствия ошибок в финансовых отчетах. Группа F&A занимается сбором, очисткой и загрузкой данных. Однако поставщики услуг на рынке могут предлагать простые в реализации решения для сверки платежей. Примерами таких услуг являются технологические решения, которые могут автоматически импортировать и генерировать транзакционные данные из систем ERP или торговых площадок.

Он просто идентифицирует программные решения для поставщиков электронной коммерции и предприятий D2C . Эти решения включают в себя такие возможности, как транзакционная отчетность на нескольких уровнях и анализ процедур и процессов согласования, а также импорт и согласование данных. Предоставляя доступ к автоматическим, обновляемым и подробным отчетам о расходах и доходах в режиме реального времени, эти решения снимают нагрузку с отдела F&A. Определенные приложения могут мгновенно предоставлять точные, простые и подробные отчеты. Кроме того, данные обновляются непосредственно из источников, гарантируя, что продажи и сверка платежей будут быстрыми, быстрыми и безболезненными. Требуются готовые API-интерфейсы ERP, которые соединяют эти решения с системами ERP и торговыми площадками.

Команды повышения квалификации

Конкретные методы, упомянутые для повышения эффективности процедур сверки платежей, могут быть реализованы только в том случае, если фирмы обучают и повышают квалификацию своего персонала. Теперь компании понимают, что значимая цифровая трансформация требует внедрения технологических платформ и смены сотрудников. В результате продавцы электронной коммерции и предприятия, работающие непосредственно с потребителем, запускают внутренние проекты повышения квалификации и переквалификации. Члены финансовой и бухгалтерской групп, в частности, должны быть обучены развертыванию и оценке этих автоматизированных и интегрированных решений.

Вывод

Выверка платежа — это трудоемкая операция. Однако перечисленные выше шесть принципов могут значительно помочь финансовым и бухгалтерским командам в успешном выполнении работы. Хорошо продуманная процедура сверки платежей поможет компаниям избежать овердрафтов, платить неприятные сборы торговым площадкам, снизить риск, быстро составить финансовую отчетность и отслеживать экономические закономерности притока и оттока денежных средств. Персонал F&A может сэкономить время и сосредоточиться на выявлении и устранении недавних ошибок, автоматизировав процесс согласования или внедрив полностью интегрированное решение.