แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกระทบยอดการชำระเงินอีคอมเมิร์ซ

การกระทบยอดการชำระเงินเป็นกระบวนการที่ท้าทายที่สุดสำหรับทีมการเงินและบัญชีของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมอีคอมเมิร์ซ การกระทบยอดการชำระเงินยากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากธุรกิจจำนวนมากเปลี่ยนไปใช้ D2C และใช้กลยุทธ์แบบหลายช่องทาง บริษัทต้องมีขั้นตอนการกระทบยอดที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาดเพื่อจัดการกับเงินสดเข้าและออก

ขณะนี้ลูกค้าสามารถซื้อจากเว็บไซต์หรือตลาดของบริษัทได้เนื่องจากการพัฒนาทางดิจิทัลและอีคอมเมิร์ซที่หลั่งไหลเข้ามา ถึงกระนั้นก็เป็นเรื่องเครียดสำหรับทีมการเงิน เนื่องจากต้องรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองจากธุรกรรมหลายพันรายการในหลายช่องทาง โดยแต่ละช่องทางมีวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย ธุรกิจอีคอมเมิร์ซและ D2C เผชิญกับขั้นตอนการกระทบยอดที่ท้าทายที่สุด และข้อผิดพลาดทำให้เสียเงินจำนวนมาก

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดใน กระบวนการกระทบยอดการชำระเงิน ที่ธุรกิจอาจใช้เพื่อทำให้ง่ายและมีประสิทธิภาพ

มาตรฐานของกระบวนการ

แต่ละองค์กรทำการกระทบยอดเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส แต่ละครั้งที่คุณกระทบยอดการชำระเงิน คุณจะผ่านขั้นตอนเดียวกัน: การแยกข้อมูล การรวบรวม การบันทึก การจับคู่ และการเจรจาต่อรอง การกำหนดมาตรฐานกิจกรรมเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมการเงินเพื่อรับรองความถูกต้อง ขจัดความคลาดเคลื่อน และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำเอกสารขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการกระทบยอดและพัฒนาแม่แบบที่สมาชิกในทีมการเงินใหม่หรือปัจจุบันสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ เทมเพลตควรได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อแก้ไขช่องว่างและหาวิธีที่จะทำให้ขั้นตอนต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการ

การจัดตั้งการควบคุมภายใน

เกี่ยวกับการกระทบยอดการชำระเงินอีคอมเมิร์ซ สิ่งสำคัญคือต้องรวมชุดการตรวจสอบภายในที่อาจตรวจจับและเปิดเผยปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเสมียน การควบคุมภายในสามารถรวมอยู่ในกระบวนการที่เป็นมาตรฐานทั้งหมด ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กรของคุณ การควบคุมภายในเหล่านี้ช่วยในการลดความเสี่ยง ความสมบูรณ์ของบริษัท และการจัดทำงบการเงินที่ปราศจากข้อผิดพลาดอย่างสม่ำเสมอ การให้คำแนะนำแก่สมาชิกในทีมใหม่ทุกคนเกี่ยวกับการควบคุมเหล่านี้ผ่านนักบัญชีเป็นสิ่งสำคัญ และให้พวกเขาสอนผู้จัดการบัญชีอีคอมเมิร์ซหรือทีมขายของพวกเขา

การนำระบบอัตโนมัติมาใช้

ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการดำเนินการกระทบยอดสำหรับธุรกรรมที่ซับซ้อนในปริมาณมหาศาล ดังนั้น องค์กรต่างๆ จึงต้องยอมรับการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจและทำให้กระบวนการกระทบยอดเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยเหลือทีม F&A หลังจากกำหนดมาตรฐานของกระบวนการ ธุรกิจที่มีความซับซ้อนทางเทคโนโลยีส่วนใหญ่กำลังทำให้กระบวนการมาตรฐานของตนเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ตามทริกเกอร์เพื่อรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลภายในและภายนอก รวมเข้าด้วยกัน แล้ววิเคราะห์ความแตกต่าง

การกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและทำให้กระบวนการนี้ง่ายและปราศจากข้อผิดพลาดสำหรับธุรกิจ เนื่องจากเวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจากเหตุการณ์และสถานการณ์ต่างๆ ตัวแปรเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อบริษัทต้องการการเปลี่ยนแปลงหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ ช่องทางการขาย และปัจจัยอื่นๆ ที่เกิดขึ้น ด้วยเหตุนี้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น การกำหนดมาตรฐานกระบวนการ ควรได้รับการตรวจสอบและเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ

วิเคราะห์ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก

ข้อผิดพลาดในการกระทบยอดการชำระเงินอาจส่งผลให้เกิดความแตกต่างของใบแจ้งยอดจากธนาคาร ทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการสูญเสียทางการเงิน ด้วยเหตุนี้ ผู้ค้าปลีกอีคอมเมิร์ซและบริษัทที่ติดต่อโดยตรงกับผู้บริโภคส่วนใหญ่จึงมุ่งเน้นที่การทำให้ขั้นตอนรวดเร็วและปราศจากข้อผิดพลาด อย่างไรก็ตาม ไม่ว่ากระบวนการกระทบยอดการชำระเงินจะเป็นแบบอัตโนมัติหรือทำด้วยตนเองก็ตาม ก็จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีการตรวจทานเป็นประจำเพื่อดูช่องว่างใดๆ ในกระบวนการหรือหาวิธีปรับปรุง

ผู้ขายและผู้จัดการอีคอมเมิร์ซควรให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับเวลาเฉลี่ยที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการกระทบยอดให้เสร็จสมบูรณ์ คุณภาพของการกระทบยอด และจำนวนของความไม่สอดคล้องกันที่ตรวจพบในการกระทบยอดแต่ละครั้ง สิ่งเหล่านี้เป็นเมตริกประสิทธิภาพที่สำคัญที่สำคัญ คุณสามารถเรียกใช้ขั้นตอนซ้ำได้จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเมื่อคุณสร้างเกณฑ์มาตรฐานแล้ว การศึกษานี้มีความสำคัญเนื่องจากทำให้มองเห็นได้ทั้งหมดและระบุพื้นที่ที่มีขอบเขตสำหรับการปรับปรุง

โซลูชันแบบบูรณาการ

องค์ประกอบที่ท้าทายที่สุดของกระบวนการกระทบยอดคือการวิเคราะห์ข้อมูล ในขั้นตอนนี้ ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่เกิดขึ้น ทีมงาน F&A มุ่งเน้นที่การรวบรวม ล้างข้อมูล และโหลดข้อมูลแทนการประเมินผลลัพธ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่างบการเงินปราศจากข้อผิดพลาด ทีมงาน F&A มุ่งเน้นที่การรวบรวม ล้างข้อมูล และโหลดข้อมูล อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการในตลาดอาจนำเสนอโซลูชันการกระทบยอดการชำระเงินที่ง่ายต่อการใช้งาน โซลูชันทางเทคโนโลยีที่อาจนำเข้าและสร้างข้อมูลธุรกรรมโดยอัตโนมัติจากระบบ ERP หรือตลาดคือตัวอย่างของบริการดังกล่าว

โดยจะระบุโซลูชันซอฟต์แวร์สำหรับผู้ขายอีคอมเมิร์ซและ ธุรกิจ D2C โซลูชันเหล่านี้รวมถึงความสามารถต่างๆ เช่น การรายงานธุรกรรมในหลายระดับ และการวิเคราะห์ขั้นตอนและกระบวนการกระทบยอด และการนำเข้าข้อมูลและการกระทบยอด ด้วยการมอบการเข้าถึงการรายงานอัตโนมัติ อัปเดต และอย่างละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและรายรับตามเวลาจริง โซลูชันเหล่านี้ช่วยลดความเครียดให้กับแผนก F&A แอปพลิเคชันเฉพาะสามารถจัดทำรายงานที่ถูกต้อง เรียบง่าย และมีรายละเอียดได้ทันที นอกจากนี้ ข้อมูลยังได้รับการอัปเดตโดยตรงจากแหล่งที่มา ซึ่งรับประกันได้ว่าการขายและการกระทบยอดการชำระเงินนั้นรวดเร็ว ฉับไว และไม่เจ็บปวด ERP API ที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งเชื่อมต่อโซลูชันเหล่านี้กับระบบ ERP และตลาดเป็นสิ่งที่จำเป็นทั้งหมด

ยกระดับทีม

วิธีการเฉพาะที่กล่าวถึงเพื่อทำให้ขั้นตอนการกระทบยอดการชำระเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะสามารถนำมาใช้ได้ก็ต่อเมื่อบริษัทต่างๆ สอนและให้ทักษะแก่บุคลากรของตน ปัจจุบันบริษัทต่าง ๆ เข้าใจแล้วว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่มีความหมายนั้นต้องการการนำแพลตฟอร์มเทคโนโลยีมาใช้และการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน ด้วยเหตุนี้ ผู้ค้าอีคอมเมิร์ซและธุรกิจที่ส่งตรงถึงผู้บริโภคจึงเปิดตัวโครงการยกระดับทักษะภายในองค์กรและปรับทักษะใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สมาชิกของทีมการเงินและการบัญชี จะต้องได้รับการสอนเพื่อปรับใช้และประเมินโซลูชันแบบอัตโนมัติและบูรณาการเหล่านี้

บทสรุป

การกระทบยอดการชำระเงินเป็นการดำเนินการที่ใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม หลักการหกประการข้างต้นอาจช่วยทีมการเงินและบัญชีในการทำงานให้สำเร็จได้อย่างมาก ขั้นตอนการกระทบยอดการชำระเงินที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้บริษัทหลีกเลี่ยงเงินเบิกเกินบัญชี จ่ายค่าธรรมเนียมที่น่าสะพรึงกลัวให้กับตลาด ลดความเสี่ยง สร้างงบการเงินอย่างรวดเร็ว และติดตามรูปแบบเศรษฐกิจของกระแสเงินสดเข้าและออก เจ้าหน้าที่ F&A อาจประหยัดเวลาและมุ่งเน้นไปที่การระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดล่าสุดโดยทำให้กระบวนการกระทบยอดเป็นไปโดยอัตโนมัติหรือใช้โซลูชันที่ผสานรวมอย่างสมบูรณ์