Meilleures pratiques en matière de rapprochement des paiements de commerce électronique

Le rapprochement des paiements est le processus le plus difficile pour l'équipe financière et comptable de toute entreprise, en particulier dans le secteur du commerce électronique. Le rapprochement des paiements est de plus en plus difficile à mesure que de plus en plus d'entreprises passent au D2C et mettent en œuvre une stratégie omnicanal. Les entreprises doivent désormais disposer d'une procédure de rapprochement propre et sans erreur pour gérer les entrées et sorties de trésorerie.

Les clients peuvent désormais acheter sur le site Web ou sur les marchés d'une entreprise en raison du développement numérique et de l'essor du commerce électronique. Pourtant, c'est stressant pour les équipes financières car elles doivent assembler manuellement les données de milliers de transactions sur plusieurs canaux, chacun avec plusieurs modes de paiement. Les entreprises de commerce électronique et D2C sont confrontées à la procédure de rapprochement la plus difficile, et les erreurs leur coûtent très cher.

Examinons quelques-unes des meilleures pratiques dans le processus de rapprochement des paiements que les entreprises peuvent utiliser pour le rendre simple et efficace.

Standardisation du processus

Chaque organisation effectue des rapprochements sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Chaque fois que vous rapprocherez vos paiements, vous passerez par les mêmes étapes : extraction des données, compilation, enregistrement, appariement et négociation. La normalisation de ces activités est essentielle pour les équipes financières afin d'assurer l'exactitude, d'éliminer les écarts et d'éviter les erreurs.

Il est impératif de documenter les procédures impliquées dans le processus de rapprochement et de développer des modèles qui peuvent être facilement suivis par tout membre de l'équipe des finances, nouveau ou actuel. En outre, les modèles doivent être révisés régulièrement pour corriger les lacunes et rechercher des moyens d'automatiser les procédures. Ces étapes aideront à normaliser le processus.

Établir des contrôles internes

En ce qui concerne le rapprochement des paiements du commerce électronique, il est crucial d'incorporer une série de contrôles internes qui peuvent détecter et exposer toutes les difficultés possibles, telles que les erreurs d'écriture. Les contrôles internes peuvent être inclus dans l'ensemble du processus standardisé, selon le type de votre organisation. Ces contrôles internes contribuent à l'atténuation des risques, à l'intégrité de l'entreprise et à la production cohérente d'états financiers sans erreur. Il est essentiel de conseiller chaque nouveau membre de l'équipe sur ces contrôles via les comptables et de les faire enseigner à leurs gestionnaires de compte de commerce électronique ou à leur équipe de vente.

Adopter l'automatisation

Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour effectuer le rapprochement pour l'énorme volume de transactions compliquées. Par conséquent, les organisations doivent adopter les transformations économiques et automatiser le processus de rapprochement pour aider leurs équipes F&A après avoir standardisé le processus. La plupart des entreprises technologiquement sophistiquées automatisent leur processus standardisé en développant un flux de travail basé sur le déclenchement pour collecter des données en temps réel à partir de sources internes et externes, les combiner, puis analyser les différences.

Les rapprochements de paiements automatisés permettent de gagner du temps et rendent le processus simple et sans erreur pour les entreprises. Étant donné que les flux de travail sont construits sur des événements et des circonstances, ces variables changeront inévitablement à mesure que les besoins de l'entreprise changent ou que de nouvelles technologies, canaux de vente et autres facteurs émergent. Par conséquent, les flux de travail automatisés, comme la normalisation des processus, doivent être revus et modifiés régulièrement.

Analyser les indicateurs de performance clés

Les erreurs de rapprochement des paiements peuvent entraîner des disparités dans les relevés bancaires, exposant les entreprises à un risque de perte financière. En conséquence, la plupart des détaillants de commerce électronique et des entreprises de vente directe aux consommateurs se concentrent sur une procédure rapide et sans erreur. Cependant, que le processus de rapprochement des paiements soit automatisé ou manuel, il ne peut être efficace que s'il est examiné régulièrement pour déceler toute lacune dans le processus ou rechercher des moyens de l'améliorer.

Les vendeurs et les responsables de commerce électronique doivent porter une attention particulière au temps moyen nécessaire pour terminer le processus de rapprochement, à la qualité des rapprochements et au nombre d'incohérences détectées dans chaque rapprochement. Ce sont des mesures de performance clés essentielles. Vous pouvez réexécuter la procédure dans la boucle jusqu'à ce que vous obteniez les meilleurs résultats une fois que vous avez établi les points de repère. Cette étude est cruciale car elle donne une visibilité totale et identifie les axes d'amélioration.

Solutions intégrées

L'analyse des données est l'élément le plus difficile du processus de rapprochement. Au cours de cette étape, la majorité des erreurs se produisent. L'équipe F&A se concentre sur la collecte, le nettoyage et le chargement des données au lieu d'évaluer les résultats et de s'assurer que les états financiers sont sans erreur, l'équipe F&A se concentre sur la collecte, le nettoyage et le chargement des données. Cependant, les prestataires du marché peuvent proposer des solutions de rapprochement des paiements simples à mettre en œuvre. Les solutions technologiques qui peuvent importer et générer automatiquement des données transactionnelles à partir de systèmes ERP ou de places de marché sont des exemples de tels services.

Il identifie simplement les solutions logicielles pour les fournisseurs de commerce électronique et les entreprises D2C . Ces solutions incluent des fonctionnalités telles que le reporting transactionnel à plusieurs niveaux et l'analyse des procédures et processus de rapprochement, ainsi que l'importation et le rapprochement des données. En fournissant un accès à des rapports automatiques, mis à jour et complets sur les dépenses et les revenus en temps réel, ces solutions soulagent le département F&A du stress. Des applications spécifiques peuvent fournir immédiatement des rapports précis, simples et détaillés. De plus, les données sont mises à jour directement à partir des sources, garantissant que le rapprochement des ventes et des paiements est rapide, rapide et indolore. Des API ERP prédéfinies qui connectent ces solutions aux systèmes ERP et aux places de marché sont toutes nécessaires.

Équipes de perfectionnement

Les méthodes spécifiques mentionnées pour rendre les procédures de rapprochement des paiements plus efficaces ne peuvent être mises en œuvre que si les entreprises forment et qualifient leur personnel. Les entreprises comprennent désormais qu'une transformation numérique significative nécessite l'adoption de plateformes technologiques et le changement de travailleurs. En conséquence, les commerçants de commerce électronique et les entreprises de vente directe aux consommateurs lancent des projets internes de perfectionnement et de requalification. Les membres des équipes finance et comptabilité doivent notamment être formés au déploiement et à l'évaluation de ces solutions automatisées et intégrées.

Conclusion

Le rapprochement des paiements est une opération chronophage. Cependant, les six principes énumérés ci-dessus peuvent grandement aider les équipes financières et comptables à mener à bien leur travail. Une procédure de rapprochement des paiements bien conçue aidera les entreprises à éviter les découverts, à payer des frais odieux aux places de marché, à réduire les risques, à créer rapidement des états financiers et à surveiller les tendances économiques des entrées et sorties de trésorerie. Le personnel F&A peut gagner du temps et se concentrer sur l'identification et la correction des erreurs récentes en automatisant le processus de rapprochement ou en adoptant une solution entièrement intégrée.