Melhores práticas em reconciliação de pagamentos de comércio eletrônico

A reconciliação de pagamentos é o processo mais desafiador para a equipe de finanças e contabilidade de qualquer empresa, especialmente no setor de comércio eletrônico. A reconciliação de pagamentos é cada vez mais difícil à medida que mais empresas mudam para D2C e implementam uma estratégia omnicanal. As empresas agora devem ter um procedimento de reconciliação limpo e sem erros para lidar com entradas e saídas de caixa.

Os clientes agora podem comprar no site ou nos mercados de uma empresa devido ao desenvolvimento digital e ao aumento do comércio eletrônico. Ainda assim, é estressante para as equipes financeiras, pois precisam reunir manualmente os dados de milhares de transações em vários canais, cada um com várias formas de pagamento. As empresas de comércio eletrônico e D2C enfrentam o procedimento de reconciliação mais desafiador, e os erros custam muito dinheiro.

Vejamos algumas das melhores práticas no processo de reconciliação de pagamentos que as empresas podem usar para torná-lo simples e eficiente.

Padronização de Processo

Cada organização faz reconciliações semanal, mensal ou trimestralmente. Sempre que reconciliar seus pagamentos, você passará pelos mesmos estágios: extração de dados, compilação, registro, comparação e negociação. A padronização dessas atividades é fundamental para que as equipes financeiras garantam precisão, eliminem discrepâncias e evitem erros.

É imperativo documentar os procedimentos envolvidos no processo de reconciliação e desenvolver modelos que possam ser prontamente seguidos por qualquer membro novo ou atual da equipe financeira. Além disso, os modelos devem ser revisados ​​regularmente para corrigir lacunas e buscar formas de automatizar os procedimentos. Essas etapas ajudarão a padronizar o processo.

Estabelecimento de controles internos

No que diz respeito à reconciliação de pagamentos do comércio eletrônico, é crucial incorporar uma série de verificações internas que possam detectar e expor possíveis dificuldades, como erros de escrita. Os controles internos podem ser incluídos em todo o processo padronizado, dependendo do tipo de sua organização. Esses controles internos auxiliam na mitigação de riscos, na integridade firme e na produção consistente de demonstrações financeiras livres de erros. É fundamental aconselhar todos os novos membros da equipe sobre esses controles por meio dos contadores e fazer com que ensinem seus gerentes de contas de comércio eletrônico ou equipe de vendas.

Adotando Automação

Leva muito tempo e esforço para realizar a reconciliação do enorme volume de transações complicadas. Portanto, as organizações devem abraçar as transformações econômicas e automatizar o processo de reconciliação para ajudar suas equipes de F&A após a padronização do processo. A maioria das empresas tecnologicamente sofisticadas está automatizando seu processo padronizado, desenvolvendo um fluxo de trabalho baseado em gatilhos para coletar dados em tempo real de fontes internas e externas, combiná-los e analisar quaisquer diferenças.

As reconciliações de pagamento automatizadas economizam tempo e tornam o processo simples e livre de erros para as empresas. Como os fluxos de trabalho são construídos com base em eventos e circunstâncias, essas variáveis ​​inevitavelmente se alterarão à medida que as necessidades da empresa mudarem ou surgirem novas tecnologias, canais de vendas e outros fatores. Como resultado, fluxos de trabalho automatizados, como padronização de processos, devem ser revisados ​​e alterados regularmente.

Analisar os principais indicadores de desempenho

Erros de reconciliação de pagamento podem resultar em disparidades nos extratos bancários, colocando as empresas em risco de perdas financeiras. Como resultado, a maioria dos varejistas de comércio eletrônico e empresas diretas ao consumidor concentram-se em tornar o procedimento rápido e livre de erros. No entanto, quer o processo de reconciliação de pagamentos seja automatizado ou feito manualmente, ele só pode ser eficaz se for revisado regularmente para identificar quaisquer lacunas no processo ou procurar maneiras de aprimorá-lo.

Vendedores e gerentes de comércio eletrônico devem ficar atentos ao tempo médio necessário para concluir o processo de conciliação, à qualidade das conciliações e ao número de inconsistências detectadas em cada conciliação. Essas são as principais métricas críticas de desempenho. Você pode executar novamente o procedimento no loop até obter os melhores resultados depois de estabelecer os benchmarks. Este estudo é fundamental, pois dá total visibilidade e identifica áreas que podem ser melhoradas.

Soluções integradas

O componente mais desafiador do processo de reconciliação é a análise de dados. Durante esta fase, ocorre a maioria dos erros. A equipe F&A concentra-se na coleta, limpeza e carregamento de dados, em vez de avaliar os resultados e garantir que as demonstrações financeiras estejam livres de erros. A equipe F&A concentra-se na coleta, limpeza e carregamento de dados. No entanto, os provedores de serviços no mercado podem oferecer soluções de conciliação de pagamentos simples de implementar. Soluções tecnológicas que podem importar e gerar automaticamente dados transacionais de sistemas ERP ou marketplaces são exemplos desses serviços.

Ele simplesmente identifica as soluções de software para fornecedores de comércio eletrônico e empresas D2C . Essas soluções incluem recursos como relatórios transacionais em vários níveis e análise de procedimentos e processos de reconciliação e importação e reconciliação de dados. Ao fornecer acesso a relatórios automáticos, atualizados e completos sobre despesas e receitas em tempo real, essas soluções aliviam o estresse do departamento de F&A. Aplicativos específicos podem fornecer relatórios precisos, simples e detalhados imediatamente. Além disso, os dados são atualizados diretamente das fontes, garantindo que as vendas e a conciliação de pagamentos sejam rápidas, rápidas e descomplicadas. APIs de ERP pré-construídas que conectam essas soluções a sistemas de ERP e mercados são todas necessárias.

Equipes de Requalificação

Os métodos específicos mencionados para tornar os procedimentos de conciliação de pagamentos mais eficientes só podem ser implementados se as empresas ensinarem e capacitarem seu pessoal. As empresas agora entendem que uma transformação digital significativa requer a adoção de plataformas de tecnologia e a mudança de trabalhadores. Como resultado, comerciantes de comércio eletrônico e empresas diretas ao consumidor lançam projetos internos de qualificação e requalificação. Os membros das equipes de finanças e contabilidade, em particular, devem ser ensinados a implantar e avaliar essas soluções automatizadas e integradas.

Conclusão

A reconciliação de pagamentos é uma operação demorada. No entanto, os seis princípios listados acima podem ajudar muito as equipes de finanças e contabilidade a fazer o trabalho com sucesso. Um procedimento de reconciliação de pagamento bem projetado ajudará as empresas a evitar saques a descoberto, pagar taxas desagradáveis ​​aos mercados, diminuir riscos, criar demonstrações financeiras rapidamente e monitorar padrões econômicos de entradas e saídas de caixa. A equipe de F&A pode economizar tempo e se concentrar na identificação e correção de erros recentes, automatizando o processo de reconciliação ou adotando uma solução totalmente integrada.