Cele mai bune practici în reconcilierea plăților pentru comerțul electronic

Reconcilierea plăților este cel mai dificil proces pentru echipa financiară și contabilă a oricărei companii, în special în industria comerțului electronic. Reconcilierea plăților este din ce în ce mai dificilă pe măsură ce tot mai multe companii trec la D2C și implementează o strategie omnicanal. Companiile trebuie să aibă acum o procedură de reconciliere curată, fără erori, pentru a gestiona intrarea și ieșirea de numerar.

Clienții pot cumpăra acum de pe site-ul web sau de pe piețele unei companii, datorită dezvoltării digitale și a creșterii comerțului electronic. Totuși, este stresant pentru echipele financiare, deoarece trebuie să adune manual date din mii de tranzacții pe mai multe canale, fiecare cu mai multe moduri de plată. Comerțul electronic și afacerile D2C se confruntă cu cea mai dificilă procedură de reconciliere, iar erorile le costă mulți bani.

Să ne uităm la unele dintre cele mai bune practici în procesul de reconciliere a plăților pe care companiile le pot folosi pentru a-l face simplu și eficient.

Standardizarea procesului

Fiecare organizație face reconcilieri săptămânal, lunar sau trimestrial. De fiecare dată când vă reconciliați plățile, veți parcurge aceleași etape: extragerea datelor, compilare, înregistrare, potrivire și negociere. Standardizarea acestor activități este esențială pentru echipele financiare pentru a asigura acuratețea, a elimina discrepanțele și a evita greșelile.

Este imperativ să documentați procedurile implicate în procesul de reconciliere și să dezvoltați șabloane care pot fi urmate cu ușurință de orice membru nou sau actual al echipei financiare. De asemenea, șabloanele ar trebui revizuite în mod regulat pentru a corecta lacunele și pentru a căuta modalități de automatizare a procedurilor. Acești pași vor ajuta la standardizarea procesului.

Stabilirea controalelor interne

În ceea ce privește reconcilierea plăților pentru comerțul electronic, este esențial să se încorporeze o serie de verificări interne care pot detecta și expune eventualele dificultăți, cum ar fi erorile administrative. Controalele interne pot fi incluse în întregul proces standardizat, în funcție de tipul organizației dumneavoastră. Aceste controale interne ajută la atenuarea riscurilor, la integritatea firmei și la producerea de situații financiare fără erori în mod constant. Este esențial să sfătuiți fiecare membru nou al echipei cu privire la aceste controale prin intermediul contabililor și să îi puneți să-și învețe managerii de conturi de comerț electronic sau echipa de vânzări.

Adoptarea automatizării

Este nevoie de mult timp și efort pentru a efectua reconcilierea pentru volumul enorm de tranzacții complicate. Prin urmare, organizațiile trebuie să îmbrățișeze transformările economice și să automatizeze procesul de reconciliere pentru a-și ajuta echipele F&A după standardizarea procesului. Cele mai multe întreprinderi sofisticate din punct de vedere tehnologic își automatizează procesul standardizat prin dezvoltarea unui flux de lucru bazat pe declanșare pentru a colecta date în timp real din surse interne și externe, le combină și apoi analizează orice diferențe.

Reconcilierea automată a plăților economisește timp și fac procesul simplu și fără erori pentru companii. Deoarece fluxurile de lucru sunt construite pe evenimente și circumstanțe, aceste variabile se vor modifica în mod inevitabil pe măsură ce compania are nevoie de schimbare sau apar noi tehnologii, canale de vânzare și alți factori. Ca rezultat, fluxurile de lucru automatizate, cum ar fi standardizarea proceselor, ar trebui revizuite și modificate în mod regulat.

Analizați indicatorii cheie de performanță

Erorile de reconciliere a plăților pot duce la disparități ale extrasului bancar, punând întreprinderile în pericol de pierdere financiară. Ca rezultat, majoritatea comercianților cu amănuntul de comerț electronic și a firmelor direct către consumatori se concentrează pe realizarea procedurii rapide și fără greșeli. Cu toate acestea, indiferent dacă procesul de reconciliere a plăților este automatizat sau efectuat manual, acesta poate fi eficient doar dacă este revizuit în mod regulat pentru a vedea eventualele lacune în proces sau pentru a căuta modalități de a-l îmbunătăți.

Vânzătorii și managerii de comerț electronic ar trebui să acorde o atenție deosebită timpului mediu necesar pentru finalizarea procesului de reconciliere, calității reconciliărilor și numărului de neconcordanțe detectate în fiecare reconciliere. Acestea sunt valori cheie de performanță esențiale. Puteți relua procedura în buclă până când obțineți cele mai bune rezultate după ce ați stabilit criteriile de referință. Acest studiu este esențial, deoarece oferă vizibilitate totală și identifică zonele care pot fi îmbunătățite.

Soluții integrate

Cea mai dificilă componentă a procesului de reconciliere este analiza datelor. În această etapă, apar majoritatea greșelilor. Echipa F&A se concentrează pe colectarea, curățarea și încărcarea datelor în loc să evalueze rezultatele și să se asigure că situațiile financiare sunt lipsite de erori, echipa F&A se concentrează pe colectarea, curățarea și încărcarea datelor. Cu toate acestea, furnizorii de servicii de pe piață pot oferi soluții de reconciliere a plăților care sunt simplu de implementat. Soluțiile tehnologice care pot importa și genera automat date tranzacționale din sisteme ERP sau piețe sunt exemple de astfel de servicii.

Pur și simplu identifică soluțiile software pentru furnizorii de comerț electronic și companiile D2C . Aceste soluții includ capabilități precum raportarea tranzacțiilor la mai multe niveluri și analiza procedurilor și proceselor de reconciliere și importul și reconcilierea datelor. Oferind acces la raportare automată, actualizată și amănunțită privind cheltuielile și veniturile în timp real, aceste soluții scutesc departamentul F&A de stres. Aplicațiile specifice pot furniza imediat rapoarte precise, simple și detaliate. În plus, datele sunt actualizate direct din surse, garantând că reconcilierea vânzărilor și a plăților este rapidă, rapidă și nedureroasă. Sunt necesare API-uri ERP prefabricate care conectează aceste soluții la sistemele ERP și la piețele.

Echipe de perfecţionare

Metodele specifice menționate pentru a eficientiza procedurile de reconciliere a plăților pot fi implementate doar dacă firmele își învață și își califica personalul. Companiile înțeleg acum că o transformare digitală semnificativă necesită adoptarea unor platforme tehnologice și schimbarea lucrătorilor. Drept urmare, comercianții de comerț electronic și companiile direct către consumatori lansează proiecte interne de îmbunătățire și recalificare. Membrii echipelor financiare și contabile, în special, trebuie să fie învățați să implementeze și să evalueze aceste soluții automatizate și integrate.

Concluzie

Reconcilierea plăților este o operațiune care necesită timp. Cu toate acestea, cele șase principii enumerate mai sus pot ajuta foarte mult echipele de finanțe și contabilitate să facă munca cu succes. O procedură bine concepută de reconciliere a plăților va ajuta companiile să evite descoperirile de cont, să plătească comisioane neplăcute piețelor, să reducă riscul, să creeze rapid situații financiare și să monitorizeze modelele economice ale intrărilor și ieșirilor de numerar. Personalul F&A poate economisi timp și se poate concentra pe identificarea și remedierea erorilor recente prin automatizarea procesului de reconciliere sau adoptând o soluție complet integrată.