Best Practices für den E-Commerce-Zahlungsabgleich

Der Zahlungsabgleich ist der anspruchsvollste Prozess für das Finanz- und Buchhaltungsteam eines Unternehmens, insbesondere in der E-Commerce-Branche. Der Zahlungsabgleich wird immer schwieriger, da immer mehr Unternehmen auf D2C umsteigen und eine Omnichannel-Strategie implementieren. Unternehmen müssen jetzt über ein sauberes, fehlerfreies Abstimmungsverfahren verfügen, um Geldeingänge und -abflüsse zu handhaben.

Kunden können jetzt aufgrund der digitalen Entwicklung und des Anstiegs des E-Commerce auf der Website oder auf Marktplätzen eines Unternehmens einkaufen. Dennoch ist es für Finanzteams stressig, da sie Daten aus Tausenden von Transaktionen über mehrere Kanäle mit jeweils mehreren Zahlungsmöglichkeiten manuell zusammenstellen müssen. E-Commerce- und D2C-Unternehmen stehen vor dem schwierigsten Abstimmungsverfahren, und Fehler kosten sie viel Geld.

Sehen wir uns einige der Best Practices im Zahlungsabstimmungsprozess an, die Unternehmen verwenden können, um ihn einfach und effizient zu gestalten.

Standardisierung des Prozesses

Jede Organisation führt wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Abstimmungen durch. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Zahlungen abgleichen, durchlaufen Sie die gleichen Phasen: Datenextraktion, Zusammenstellung, Aufzeichnung, Abgleich und Verhandlung. Die Standardisierung dieser Aktivitäten ist für Finanzteams von entscheidender Bedeutung, um Genauigkeit zu gewährleisten, Diskrepanzen zu beseitigen und Fehler zu vermeiden.

Es ist zwingend erforderlich, die mit dem Abstimmungsprozess verbundenen Verfahren zu dokumentieren und Vorlagen zu entwickeln, die von jedem neuen oder aktuellen Mitglied des Finanzteams leicht befolgt werden können. Außerdem sollten die Vorlagen regelmäßig überprüft werden, um Lücken zu schließen und nach Möglichkeiten zur Automatisierung der Verfahren zu suchen. Diese Schritte helfen, den Prozess zu standardisieren.

Einrichtung interner Kontrollen

In Bezug auf die eCommerce-Zahlungsabstimmung ist es wichtig, eine Reihe interner Prüfungen zu integrieren, die mögliche Schwierigkeiten, wie z. B. Schreibfehler, erkennen und aufdecken können. Interne Kontrollen können je nach Art Ihrer Organisation in den gesamten standardisierten Prozess integriert werden. Diese internen Kontrollen helfen bei der Risikominderung, der Unternehmensintegrität und der Erstellung fehlerfreier Jahresabschlüsse durchweg. Es ist wichtig, jedes neue Teammitglied über diese Kontrollen über die Buchhalter zu informieren und sie ihre E-Commerce-Kundenbetreuer oder das Verkaufsteam unterweisen zu lassen.

Automatisierung übernehmen

Es kostet viel Zeit und Mühe, die Abstimmung für das enorme Volumen komplizierter Transaktionen durchzuführen. Daher müssen Organisationen wirtschaftliche Veränderungen annehmen und den Abstimmungsprozess automatisieren, um ihre F&A-Teams nach der Standardisierung des Prozesses zu unterstützen. Die meisten technologisch anspruchsvollen Unternehmen automatisieren ihre standardisierten Prozesse, indem sie einen triggerbasierten Workflow entwickeln, um Daten in Echtzeit aus internen und externen Quellen zu sammeln, sie zu kombinieren und dann etwaige Unterschiede zu analysieren.

Automatisierte Zahlungsabstimmungen sparen Zeit und machen den Prozess für Unternehmen einfach und fehlerfrei. Da Workflows auf Ereignissen und Umständen aufbauen, werden sich diese Variablen zwangsläufig ändern, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern oder neue Technologien, Vertriebskanäle und andere Faktoren entstehen. Daher sollten automatisierte Arbeitsabläufe, wie die Prozessstandardisierung, regelmäßig überprüft und geändert werden.

Analysieren Sie Key Performance Indicators

Fehler bei der Zahlungsabstimmung können zu Ungleichheiten in den Kontoauszügen führen und Unternehmen dem Risiko finanzieller Verluste aussetzen. Infolgedessen konzentrieren sich die meisten E-Commerce-Händler und Direct-to-Consumer-Unternehmen darauf, das Verfahren schnell und fehlerfrei zu gestalten. Unabhängig davon, ob der Zahlungsabstimmungsprozess automatisiert oder manuell durchgeführt wird, kann er nur effektiv sein, wenn er regelmäßig auf Lücken im Prozess überprüft oder nach Möglichkeiten gesucht wird, ihn zu verbessern.

Verkäufer und E-Commerce-Manager sollten genau auf die durchschnittliche Zeit achten, die zum Abschließen des Abstimmungsprozesses erforderlich ist, die Qualität der Abstimmungen und die Anzahl der bei jeder Abstimmung erkannten Inkonsistenzen. Dies sind wichtige Schlüsselleistungsmetriken. Sie können das Verfahren in der Schleife wiederholen, bis Sie die besten Ergebnisse erhalten, nachdem Sie die Benchmarks festgelegt haben. Diese Studie ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine vollständige Sichtbarkeit bietet und Bereiche mit Spielraum für Verbesserungen identifiziert.

Integrierte Lösungen

Die schwierigste Komponente des Abstimmungsprozesses ist die Datenanalyse. In dieser Phase passieren die meisten Fehler. Das F&A-Team konzentriert sich auf das Sammeln, Bereinigen und Laden von Daten, anstatt die Ergebnisse zu bewerten und sicherzustellen, dass die Abschlüsse fehlerfrei sind. Das F&A-Team konzentriert sich auf das Sammeln, Bereinigen und Laden von Daten. Dienstanbieter auf dem Markt können jedoch einfach zu implementierende Zahlungsabstimmungslösungen anbieten. Technologische Lösungen, die Transaktionsdaten automatisch aus ERP-Systemen oder Marktplätzen importieren und generieren können, sind Beispiele für solche Dienste.

Es identifiziert einfach die Softwarelösungen für E-Commerce-Anbieter und D2C-Unternehmen . Diese Lösungen umfassen Funktionen wie Transaktionsberichte auf mehreren Ebenen und die Analyse von Abstimmungsverfahren und -prozessen sowie Datenimport und -abgleich. Durch den Zugriff auf automatische, aktualisierte und gründliche Berichte zu Ausgaben und Einnahmen in Echtzeit entlasten diese Lösungen die F&A-Abteilung. Bestimmte Anwendungen können sofort genaue, einfache und detaillierte Berichte liefern. Darüber hinaus werden die Daten direkt aus den Quellen aktualisiert, was garantiert, dass der Verkaufs- und Zahlungsabgleich schnell, schnell und problemlos erfolgt. Vorgefertigte ERP-APIs, die diese Lösungen mit ERP-Systemen und Marktplätzen verbinden, sind alle erforderlich.

Qualifizierung von Teams

Die genannten spezifischen Methoden zur effizienteren Gestaltung von Zahlungsabstimmungsverfahren können nur umgesetzt werden, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter schulen und qualifizieren. Unternehmen verstehen jetzt, dass eine sinnvolle digitale Transformation die Einführung von Technologieplattformen und den Wechsel von Mitarbeitern erfordert. Infolgedessen starten E-Commerce-Händler und Direct-to-Consumer-Unternehmen interne Weiterbildungs- und Umschulungsprojekte. Insbesondere Mitglieder der Finanz- und Buchhaltungsteams müssen geschult werden, um diese automatisierten und integrierten Lösungen einzusetzen und zu bewerten.

Fazit

Der Zahlungsabgleich ist ein zeitaufwändiger Vorgang. Die sechs oben aufgeführten Prinzipien können Finanz- und Buchhaltungsteams jedoch sehr dabei helfen, ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen. Ein gut konzipiertes Zahlungsabgleichsverfahren hilft Unternehmen, Überziehungen zu vermeiden, unausstehliche Gebühren an Marktplätze zu zahlen, Risiken zu verringern, Finanzberichte schnell zu erstellen und wirtschaftliche Muster bei Geldzuflüssen und -abflüssen zu überwachen. Die F&A-Mitarbeiter können Zeit sparen und sich auf die Identifizierung und Behebung kürzlich aufgetretener Fehler konzentrieren, indem sie den Abstimmungsprozess automatisieren oder eine vollständig integrierte Lösung übernehmen.