Best practice nella riconciliazione dei pagamenti e-commerce

La riconciliazione dei pagamenti è il processo più impegnativo per il team finanziario e contabile di qualsiasi azienda, in particolare nel settore dell'e-commerce. La riconciliazione dei pagamenti è sempre più difficile poiché sempre più aziende passano al D2C e implementano una strategia omnicanale. Le aziende devono ora disporre di una procedura di riconciliazione pulita e priva di errori per gestire i flussi di cassa in entrata e in uscita.

I clienti possono ora acquistare dal sito Web o dai marketplace di un'azienda a causa dello sviluppo digitale e dell'aumento dell'e-commerce. Tuttavia, è stressante per i team finanziari poiché devono assemblare manualmente i dati di migliaia di transazioni su diversi canali, ognuno con più modalità di pagamento. Le aziende di eCommerce e D2C affrontano la procedura di riconciliazione più impegnativa e gli errori costano loro un sacco di soldi.

Diamo un'occhiata ad alcune delle migliori pratiche nel processo di riconciliazione dei pagamenti che le aziende possono utilizzare per renderlo semplice ed efficiente.

Standardizzazione del processo

Ogni organizzazione esegue le riconciliazioni su base settimanale, mensile o trimestrale. Ogni volta che riconcili i tuoi pagamenti, passerai attraverso le stesse fasi: estrazione dei dati, compilazione, registrazione, abbinamento e negoziazione. La standardizzazione di queste attività è fondamentale per i team finanziari per garantire l'accuratezza, eliminare le discrepanze ed evitare errori.

È imperativo documentare le procedure coinvolte nel processo di riconciliazione e sviluppare modelli che possano essere prontamente seguiti da qualsiasi membro del team finanziario nuovo o attuale. Inoltre, i modelli dovrebbero essere rivisti regolarmente per correggere le lacune e cercare modi per automatizzare le procedure. Questi passaggi aiuteranno a standardizzare il processo.

Stabilire controlli interni

Per quanto riguarda la riconciliazione dei pagamenti e-commerce, è fondamentale incorporare una serie di controlli interni che possano rilevare ed esporre eventuali difficoltà, come errori materiali. I controlli interni possono essere inclusi nell'intero processo standardizzato, a seconda del tipo di organizzazione. Questi controlli interni contribuiscono alla mitigazione del rischio, all'integrità aziendale e alla produzione coerente di rendiconti finanziari privi di errori. È fondamentale consigliare ogni nuovo membro del team su questi controlli tramite i contabili e fargli insegnare ai propri account manager e-commerce o al team di vendita.

Adozione dell'automazione

Ci vuole molto tempo e impegno per eseguire la riconciliazione per l'enorme volume di transazioni complicate. Pertanto, le organizzazioni devono abbracciare le trasformazioni economiche e automatizzare il processo di riconciliazione per aiutare i propri team F&A dopo aver standardizzato il processo. La maggior parte delle aziende tecnologicamente sofisticate sta automatizzando il proprio processo standardizzato sviluppando un flusso di lavoro basato su trigger per raccogliere dati in tempo reale da fonti interne ed esterne, combinarli e quindi analizzare eventuali differenze.

Le riconciliazioni di pagamento automatizzate fanno risparmiare tempo e rendono il processo semplice e privo di errori per le aziende. Poiché i flussi di lavoro si basano su eventi e circostanze, queste variabili cambieranno inevitabilmente quando l'azienda ha bisogno di cambiamenti o emergono nuove tecnologie, canali di vendita e altri fattori. Di conseguenza, i flussi di lavoro automatizzati, come la standardizzazione dei processi, dovrebbero essere rivisti e modificati regolarmente.

Analizzare gli indicatori chiave di prestazione

Gli errori di riconciliazione dei pagamenti possono comportare disparità negli estratti conto bancari, esponendo le aziende al rischio di perdite finanziarie. Di conseguenza, la maggior parte dei rivenditori di e-commerce e delle aziende dirette al consumatore si concentrano sul rendere la procedura rapida e priva di errori. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che il processo di riconciliazione dei pagamenti sia automatizzato o eseguito manualmente, può essere efficace solo se viene rivisto regolarmente per rilevare eventuali lacune nel processo o cercare modi per migliorarlo.

I venditori e i gestori di e-commerce dovrebbero prestare molta attenzione al tempo medio necessario per completare il processo di riconciliazione, alla qualità delle riconciliazioni e al numero di incoerenze rilevate in ciascuna riconciliazione. Queste sono le metriche fondamentali delle prestazioni. Puoi rieseguire la procedura nel ciclo finché non ottieni i migliori risultati una volta stabiliti i benchmark. Questo studio è fondamentale poiché offre una visibilità totale e identifica le aree che possono essere migliorate.

Soluzioni integrate

La componente più impegnativa del processo di riconciliazione è l'analisi dei dati. Durante questa fase si verifica la maggior parte degli errori. Il team F&A si concentra sulla raccolta, la pulizia e il caricamento dei dati invece di valutare i risultati e garantire che i rendiconti finanziari siano privi di errori, il team F&A si concentra sulla raccolta, la pulizia e il caricamento dei dati. Tuttavia, i fornitori di servizi sul mercato possono offrire soluzioni di riconciliazione dei pagamenti semplici da implementare. Le soluzioni tecnologiche che possono importare e generare automaticamente dati transazionali da sistemi ERP o mercati sono esempi di tali servizi.

Identifica semplicemente le soluzioni software per i fornitori di e-commerce e le aziende D2C . Queste soluzioni includono funzionalità come il reporting transazionale a diversi livelli e l'analisi delle procedure e dei processi di riconciliazione, nonché l'importazione e la riconciliazione dei dati. Fornendo l'accesso a report automatici, aggiornati e approfonditi su spese e entrate in tempo reale, queste soluzioni alleviano lo stress del reparto F&A. Applicazioni specifiche possono fornire immediatamente report accurati, semplici e dettagliati. Inoltre, i dati vengono aggiornati direttamente dalle fonti, garantendo che la riconciliazione delle vendite e dei pagamenti sia rapida, rapida e indolore. Sono necessarie API ERP predefinite che colleghino queste soluzioni ai sistemi ERP e ai marketplace.

Team di miglioramento delle competenze

I metodi specifici menzionati per rendere più efficienti le procedure di riconciliazione dei pagamenti possono essere implementati solo se le aziende insegnano e addestrano il proprio personale. Le aziende ora comprendono che una trasformazione digitale significativa richiede l'adozione di piattaforme tecnologiche e il cambiamento dei lavoratori. Di conseguenza, i commercianti di e-commerce e le aziende dirette al consumatore avviano progetti interni di aggiornamento e riqualificazione. I membri dei team finanziari e contabili, in particolare, devono essere istruiti a implementare e valutare queste soluzioni automatizzate e integrate.

Conclusione

La riconciliazione dei pagamenti è un'operazione che richiede tempo. Tuttavia, i sei principi sopra elencati possono aiutare notevolmente i team finanziari e contabili a svolgere il lavoro con successo. Una procedura di riconciliazione dei pagamenti ben progettata aiuterà le aziende a evitare scoperti, pagare commissioni odiose ai mercati, ridurre il rischio, creare rapidamente rendiconti finanziari e monitorare i modelli economici nei flussi di cassa in entrata e in uscita. Il personale F&A può risparmiare tempo e concentrarsi sull'identificazione e la correzione degli errori recenti automatizzando il processo di riconciliazione o adottando una soluzione completamente integrata.