Por qué la reconciliación de pagos automatizada es la necesidad del momento

Con el rápido crecimiento de IoT, los avances tecnológicos y la introducción frecuente de nuevas plataformas de comercio electrónico, el panorama del comercio electrónico ha sido testigo de un cambio de paradigma. La inclinación de los clientes expertos en tecnología de hoy en día hacia el uso de múltiples dispositivos, la búsqueda de productos y la comparación de precios en línea y la necesidad de experiencias de compra de productos fluidas y sin complicaciones han impulsado el ecosistema comercial. Si bien la mayoría de los minoristas y las marcas de comercio electrónico han sido implacables a la hora de ofrecer a sus clientes experiencias de compra hiperpersonalizadas, la reconciliación de pagos sigue siendo un desafío.

¿Qué es la conciliación de pagos?

Primero vayamos a lo básico. La conciliación de pagos se refiere esencialmente al proceso de verificar los extractos bancarios con los registros contables de la empresa para garantizar que los montos de pago de la transacción coincidan. Cualquier discrepancia en las cajas registradoras internas y los pagos externos abren fugas financieras para la empresa de comercio electrónico.

¿Qué conduce a los desafíos de conciliación de pagos?

Cuanto más buscan los clientes experiencias personalizadas y sin complicaciones, más minoristas y marcas tienen que satisfacer las necesidades de compra multicanal y omnicanal, y los aspectos que conllevan.

Estos son algunos de los ámbitos o escenarios comunes para las fugas de dinero que pueden tener lugar en ausencia de un sistema de conciliación de pagos automatizado.

Sobrecargos de envío: a veces, las ubicaciones de entrega de los clientes pueden estar demasiado lejos, lo que puede implicar un cargo de envío más alto. Podría haber costos de envío adicionales involucrados si la marca minorista depende de un proveedor externo para el envío del producto.

Sobrecargos de comisiones: los mercados en línea cobran a las marcas por las ventas de cada producto, así como por el alojamiento web, etc. Puede haber casos en los que la comisión se cobre incorrectamente. Sin un sistema de reconciliación de pagos, es bastante desalentador rastrear y rectificar tales sobrecargos. Si no se concilian, estos escenarios pueden conducir a graves pérdidas de beneficios para las marcas minoristas.

Sobrecargos de Pick & Pack – Cuando el producto bajo consideración es frágil o perecedero, el pick-pack tiene prioridad. Y, por tales procesos, las marcas minoristas tienen que pagar una cantidad considerable a los proveedores de empaques. Es esencial establecer algunas reglas básicas para los cargos de embalaje apropiados para evitar problemas de pérdida de ganancias.

Deducciones: los mercados en línea tienen su conjunto de cargos y deducciones estándar, y estos son los alcances de fuga prominentes. Si bien las deducciones, como los impuestos, se fijan en todas las plataformas, los descuentos y los cargos relacionados con el envío pueden variar de una plataforma a otra.

Tarifa de cierre: la mayoría de los mercados tienen una tarifa de cierre establecida para cada producto que forma parte de sus catálogos. Estas tarifas de cierre deben conciliarse.

Tipos de conciliación de pagos

La conciliación de pagos no es un concepto incipiente. Los minoristas siempre han estado comparando sus registros contables internos con los pagos de proveedores externos para identificar los alcances de los desajustes en los pagos. Sin embargo, este modo convencional de reconciliación de pagos ya no es apropiado ni conveniente cuando los minoristas tienen que gestionar el cumplimiento de pedidos de productos en grandes cantidades. Los métodos de reconciliación convencionales son propensos al error humano.

Algunos de los otros desafíos clave asociados con los sistemas de conciliación de pagos convencionales incluyen:

• Las conciliaciones son tareas complejas y pueden ser abrumadoras de administrar cuando el volumen de transacciones es alto.
• La contabilidad del pago, la diferencia de precio y el inventario de productos puede ser un desafío, especialmente si hay varios listados involucrados.
• Las deducciones del mercado pueden variar según las políticas y, cuando se realizan manualmente, la conciliación de pagos puede ser abrumadora.
• Falta de transparencia
• Proceso intensivo en tiempo y recursos

El panorama del comercio electrónico está en constante evolución y se espera que los volúmenes de transacciones aumenten en el futuro previsible. Por lo tanto, la necesidad de una conciliación de pagos robusta y escalable estará ahí. Aquí viene el papel de un sistema automatizado.

Beneficios de un sistema de conciliación de pagos automatizado

Estos son algunos de los beneficios clave de aprovechar un sistema de conciliación de pagos automatizado.

• Menos posibilidades de errores manuales: un sistema de conciliación de pagos automatizado obtiene datos directamente de varias fuentes. Por lo tanto, hay menos margen para la entrada de datos manual y errónea.
• Maximiza el tiempo y la productividad: la conciliación de pagos se puede realizar en cuestión de minutos. Ya sea un documento o una revisión analítica, las marcas minoristas recibirán alertas sobre cualquier anomalía o discrepancia a medida que se encuentren.
• Datos centralizados: no más datos dispersos entre sistemas. Un sistema de relaciones públicas automatizado permite que todos los datos relacionados con los pagos se almacenen en un directorio en la nube centralizado, lo que allana el camino para el acceso en cualquier momento y lugar.
• Auditoría y cumplimiento: con todos los datos almacenados y registrados para registros de auditoría, las marcas minoristas pueden mantener a raya los riesgos de cumplimiento.
• Transacciones de comercio electrónico precisas
• Una vista de 360 ​​grados de pagos en línea y fuera de línea

¿Cómo puede ayudar Vinculum?

Vinculum ha sido implacable en la elaboración y la oferta de productos y soluciones de tecnología de punta a las marcas para ayudarlas en su viaje de crecimiento. VinReco es el sistema de reconciliación de pagos basado en la nube de AWS de Vinculum que ha sido reconocido mundialmente por su contabilidad y conciliación efectivas de transacciones enormes, complejidades de envío y devoluciones.

VinReco ha sido fundamental para conciliar 80 millones de pedidos hasta la fecha e identificar fugas financieras por valor de 20 millones. Más de 1200 marcas de electrónica, moda y accesorios, muebles para el hogar, belleza y cuidado personal, así como verticales de la industria de bienes de consumo masivo han aprovechado VinReco para automatizar sus procesos de conciliación de pagos.

He aquí por qué VinReco es ideal para las marcas minoristas de hoy y de mañana.

• Tecnología de punta para la reconciliación de extremo a extremo
• Especialistas en comercio electrónico capacitados en Amazon para la gestión de disputas
• Vista de 360 ​​grados de los sobrecargos a nivel de pedido
• Incorporación automática
• Cumplimiento legal

Para obtener más información sobre los sistemas de conciliación de pagos, ¡conéctese con los expertos de Vinculum de inmediato!