Pourquoi le rapprochement automatisé des paiements est le besoin de l'heure

Avec la croissance rapide de l'IoT, les avancées technologiques et l'introduction fréquente de nouvelles plateformes de commerce électronique, le paysage du commerce électronique a connu un changement de paradigme. L'inclinaison des clients férus de technologie d'aujourd'hui vers l'utilisation de plusieurs appareils, la navigation sur les produits et la comparaison des prix en ligne et le besoin d'expériences d'achat de produits transparentes et sans tracas ont alimenté l'écosystème commercial. Alors que la plupart des détaillants et des marques de commerce électronique n'ont cessé d'offrir à leurs clients des expériences d'achat hyper personnalisées, le rapprochement des paiements reste un défi.

Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?

Venons-en d'abord aux bases. Le rapprochement des paiements fait essentiellement référence au processus de vérification des relevés bancaires par rapport aux registres comptables de l'entreprise pour s'assurer que les montants des paiements de transaction correspondent. Toute anomalie dans les caisses enregistreuses internes et les paiements externes ouvrent des fuites financières pour la société de commerce électronique.

Qu'est-ce qui mène aux défis de rapprochement des paiements ?

Plus les clients recherchent des expériences personnalisées et sans tracas, plus les détaillants et les marques doivent répondre aux besoins d'achat multi et omnicanal, et aux aspects que cela implique.

Voici quelques-unes des portées ou arènes courantes pour les fuites d'argent qui peuvent avoir lieu en l'absence d'un système automatisé de rapprochement des paiements.

Surcharges d'expédition - Parfois, les lieux de livraison des clients peuvent être un peu trop éloignés, ce qui peut entraîner des frais d'expédition plus élevés. Il pourrait y avoir des frais d'expédition supplémentaires si la marque de vente au détail s'appuie sur un fournisseur tiers pour l'expédition des produits.

Surcharges de commission - Les places de marché en ligne facturent les marques pour chaque vente de produit ainsi que l'hébergement Web, etc. Il peut y avoir des cas où la commission peut être facturée de manière incorrecte. Sans un système de rapprochement des paiements en place, il est assez intimidant de retracer et de rectifier ces surcharges. S'ils ne sont pas conciliés, de tels scénarios peuvent entraîner de graves pertes de bénéfices pour les marques de distribution.

Pick & Pack Overcharges - Lorsque le produit considéré est fragile ou périssable, le pick-packing a la priorité. Et, pour de tels processus, les marques de distribution doivent payer une somme considérable aux vendeurs d'emballages. Il est essentiel d'établir des règles de base pour les frais d'emballage appropriés afin d'éviter les problèmes de fuite de profit.

Déductions - Les places de marché en ligne ont leur ensemble de frais et de déductions standard, et ce sont les principaux champs de fuite. Bien que les déductions telles que les taxes soient fixées sur toutes les plateformes, les remises et les frais liés à l'expédition peuvent varier d'une plateforme à l'autre.

Frais de clôture - La plupart des marchés ont des frais de clôture fixés pour chaque produit faisant partie de leurs catalogues. Ces frais de clôture doivent être réconciliés.

Types de rapprochement de paiement

Le rapprochement des paiements n'est pas un concept naissant. Les détaillants ont toujours comparé leurs registres comptables internes avec les paiements des fournisseurs externes pour identifier les possibilités d'inadéquation des paiements. Cependant, ce mode classique de rapprochement des paiements n'est plus approprié ou pratique lorsque les détaillants doivent gérer les commandes de produits en masse. Les méthodes de rapprochement conventionnelles sont sujettes à l'erreur humaine.

Certains des autres défis clés associés aux systèmes de rapprochement des paiements conventionnels comprennent :

• Les rapprochements sont des tâches complexes et il peut être écrasant de les gérer lorsque le volume de transactions est élevé
• La comptabilisation du paiement, de la différence de prix et de l'inventaire des produits peut devenir difficile, surtout s'il y a plusieurs listes impliquées.
• Les déductions du marché peuvent varier en fonction des politiques, et lorsqu'elles sont effectuées manuellement, le rapprochement des paiements peut être intimidant
• Manque de transparence
• Processus gourmand en temps et en ressources

Le paysage du commerce électronique est en constante évolution et les volumes de transactions devraient augmenter dans un avenir prévisible. Ainsi, le besoin d'un rapprochement des paiements robuste et évolutif sera là. Voici le rôle d'un système automatisé.

Avantages d'un système automatisé de rapprochement des paiements

Voici quelques-uns des principaux avantages d'un système automatisé de rapprochement des paiements .

• Moins de possibilités d'erreurs manuelles : un système automatisé de rapprochement des paiements extrait les données directement de diverses sources. Ainsi, il y a moins de place pour la saisie manuelle et erronée des données.
• Maximise le temps et la productivité : le rapprochement des paiements peut être effectué en quelques minutes. Qu'il s'agisse d'un examen de documents ou d'analyses, les marques de distribution seront alertées de toute anomalie ou divergence dès qu'elle sera détectée.
• Données centralisées : plus de données dispersées entre les systèmes. Un système de relations publiques automatisé permet de stocker toutes les données liées au paiement dans un répertoire cloud centralisé, ce qui ouvre la voie à un accès à tout moment et en tout lieu.
• Audit et conformité : toutes les données étant stockées et enregistrées pour les pistes d'audit, les marques de distribution peuvent tenir à distance les risques de conformité.
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