Perché la riconciliazione automatizzata dei pagamenti è la necessità del momento

Con la rapida crescita dell'IoT, i progressi tecnologici e la frequente introduzione di nuove piattaforme di e-commerce, il panorama dell'e-commerce ha assistito a un cambiamento di paradigma. L'inclinazione dei clienti esperti di tecnologia di oggi verso l'utilizzo di più dispositivi, la navigazione di prodotti e il confronto dei prezzi online e la necessità di esperienze di acquisto di prodotti fluide e senza problemi, hanno alimentato l'ecosistema commerciale. Mentre la maggior parte dei rivenditori e dei marchi di e-commerce sono stati implacabili nell'offrire ai propri clienti esperienze di acquisto iper-personalizzate, la riconciliazione dei pagamenti rimane ancora una sfida.

Che cos'è la riconciliazione dei pagamenti?

Andiamo prima alle basi. La riconciliazione dei pagamenti si riferisce essenzialmente al processo di verifica degli estratti conto bancari rispetto ai registri contabili della società per garantire che gli importi dei pagamenti delle transazioni corrispondano. Eventuali discrepanze nei registratori di cassa interni e nei pagamenti esterni aprono perdite finanziarie per la società di e-commerce.

Cosa porta alle sfide di riconciliazione dei pagamenti?

Più i clienti sono alla ricerca di esperienze personalizzate e senza problemi, più i rivenditori e i marchi devono soddisfare le esigenze di acquisto multicanale e omnicanale e gli aspetti che comportano.

Di seguito sono riportati alcuni degli ambiti o delle arene comuni per le fughe di denaro che possono verificarsi in assenza di un sistema di riconciliazione dei pagamenti automatizzato.

Costi eccessivi di spedizione - A volte, i luoghi di consegna dei clienti possono essere un po' troppo lontani, il che può comportare un costo di spedizione più elevato. Potrebbero esserci costi di spedizione aggiuntivi se il marchio di vendita al dettaglio si affida a un fornitore di terze parti per la spedizione del prodotto.

Sovraccarichi di commissione: i mercati online addebitano ai marchi le vendite di ogni prodotto, nonché l'hosting web, ecc. Potrebbero esserci casi in cui la commissione potrebbe essere addebitata in modo errato. Senza un sistema di riconciliazione dei pagamenti in atto, è abbastanza scoraggiante rintracciare e rettificare tali sovraccarichi. Se non riconciliati, tali scenari possono portare a gravi perdite di profitti per i marchi al dettaglio.

Pick & Pack Overcharges – Quando il prodotto in esame è fragile o deperibile, il pick-packing ha la precedenza. E, per tali processi, i marchi al dettaglio devono pagare un importo considerevole ai fornitori di imballaggi. È essenziale stabilire alcune regole di base per le spese di imballaggio adeguate per evitare problemi di perdita di profitti.

Detrazioni – I mercati online hanno la loro serie di addebiti e detrazioni standard, e questi sono i principali ambiti di perdita. Mentre le detrazioni come le tasse sono fisse su tutte le piattaforme, gli sconti e le spese relative alla spedizione possono variare da piattaforma a piattaforma.

Commissione di chiusura: la maggior parte dei marketplace prevede una commissione di chiusura per ogni prodotto che fa parte dei loro cataloghi. Queste spese di chiusura devono essere riconciliate.

Tipi di riconciliazione pagamenti

La riconciliazione dei pagamenti non è un concetto nascente. I rivenditori hanno sempre confrontato i loro registri contabili interni con i pagamenti dei fornitori esterni per identificare gli ambiti di mancata corrispondenza nei pagamenti. Tuttavia, questa modalità convenzionale di riconciliazione dei pagamenti non è più appropriata o conveniente quando i rivenditori devono gestire in blocco l'evasione degli ordini dei prodotti. I metodi di riconciliazione convenzionali sono soggetti all'errore umano.

Alcune delle altre sfide chiave associate ai sistemi di riconciliazione dei pagamenti convenzionali includono:

• Le riconciliazioni sono attività complesse e può essere impegnativo da gestire quando il volume delle transazioni è elevato
• La contabilizzazione del pagamento, della differenza di prezzo e dell'inventario dei prodotti può diventare difficile, soprattutto se sono coinvolte più inserzioni
• Le detrazioni del mercato possono variare a seconda delle politiche e, se eseguite manualmente, la riconciliazione dei pagamenti può essere scoraggiante
• Mancanza di trasparenza
• Processo dispendioso in termini di tempo e risorse

Il panorama dell'e-commerce è in continua evoluzione e si prevede che i volumi delle transazioni aumenteranno nel prossimo futuro. Quindi, ci sarà la necessità di una riconciliazione dei pagamenti robusta e scalabile. Ecco che arriva il ruolo di un sistema automatizzato.

Vantaggi di un sistema automatizzato di riconciliazione dei pagamenti

Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema di riconciliazione dei pagamenti automatizzato.

• Meno spazio per errori manuali: un sistema automatizzato di riconciliazione dei pagamenti deriva i dati direttamente da varie fonti. Quindi, c'è meno spazio per l'inserimento manuale ed errato dei dati.
• Massimizza il tempo e la produttività: la riconciliazione dei pagamenti può essere eseguita in pochi minuti. Che si tratti di una revisione di documenti o analisi, i marchi di vendita al dettaglio verranno avvisati di eventuali anomalie o discrepanze non appena vengono rilevate.
• Dati centralizzati: niente più dati sparsi tra i sistemi. Un sistema di PR automatizzato consente di archiviare tutti i dati relativi ai pagamenti in una directory cloud centralizzata, che apre la strada all'accesso sempre e ovunque.
• Controllo e conformità: con tutti i dati archiviati e registrati per gli audit trail, i marchi di vendita al dettaglio possono tenere a bada i rischi di conformità.
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